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Kennzahlen
Mit den Auswertungen steht euch bereits ein extrem mächtiges Werkzeug zur Verfügung, um alle wichtigen Zahlen für euer Unternehmen zu berechnen. Die Arbeit mit den Auswertungen ist jedoch nicht jedermanns Sache, weil eine gewisse Einarbeitung notwendig ist. Mit den Kennzahlen kommt daher eine neue Funktion ins Cenplex-Hauptmenu, die es euch ermöglicht ausgewählte, kritische Geschäftszahlen grafisch im Zeitverlauf darzustellen.
Die Kennzahlen
Wir starten mit 4 Kennzahlen:
1. Finanzdaten
Visualisiert wichtige Zahlen, wie z. B. offenen Debitoren, angefangenen Arbeiten, gesendeten Abrechnungen etc., filterbar nach Standorten.
2. Umsatz
Visualisiert eure Umsätze, filterbar nach Standorten, Mitarbeitern und Umsatzarten.
3. Termine
Visualisiert eure Termine, ebenfalls filterbar nach Mitarbeitern, Standorten und Termin-Eigenschaften.
4. Fitness
Visualisiert interessante Zahlen rund ums Thema Fitness, filterbar nach Standorten und bestimmten, weiteren Kriterien.
Wichtig: Die Kennzahlen werden jede Nacht für den vergangenen Tag berechnet. D.h. die angezeigten Zahlen sind im Allgemeinen als "Trend" zu verstehen und nicht als genauer Wert.
Um für den aktuellen Zeitpunkt gültige Zahlen zu erhalten, empfehlen wir nach wie vor mit den Auswertungen zu arbeiten.
In den Einstellungen zu Benutzerrechten habt ihr darüber hinaus die Möglichkeit Zugriffsrechte für die Kennzahlen festzulegen. Standardmässig sind die Kennzahlen nur für Adminitsrator-Benutzer freigeschaltet.
Benutzerrechte für Kennzahlen
Wenn die Einstellung "Nur eigene Zahlen sichtbar" ausgewählt ist, dann werden Kennzahlen, die auf Mitarbeiter filterbar sind, immer so gefiltert, dass nur die Zahlen des Mitarbeiters sichtbar sind.
Die Kennzahlen "Umsatz" und "Termine" sind solche Kennzahlen.
Alle Details zu den neuen Kennzahlen findet ihr in der Benutzerhilfe unter "Kennzahlen".
Ergotherapie
Neu haben wir die Ergotherapie Tarife 325 und 338 in Cenplex eingebunden. Dabei gibt es drei Kleinigkeiten bei den Abrechnungen, Produkten und Serienvorlagen zu beachten:
Abrechnungen Ergotherapie
Im Tarif 338 der Ergotherapie gibt es bei den Tarifziffern 3102 und 3122 etwas Spezielles zu beachten. Es handelt sich um Gruppentermine, bei denen die Taxpunkte durch die Anzahl der teilnehmenden Patienten geteilt wird. Ihr müsst nichts selber ausrechnen, Cenplex überprüft wie viele Teilnehmer mit den beiden Tarifziffern teilnehmen und teilt den abzurechnenden Betrag durch diese Anzahl Teilnehmer. Was jedoch zu beachten ist: wird im Nachhinein ein weiterer Patient mit entsprechenden Tarifziffern dem Gruppentermin hinzugefügt oder gelöscht, ändern sich die bereits bestehenden Abrechnungen nur, wenn diese noch nicht mit dem Status "Abrechnungsdaten sind korrekt" versehen und nicht versendet/gedruckt wurden.
In so einem Fall, müssen die bestehenden Abrechnungen wieder "zur Bearbeitung" freigegeben werden, danach auf "Abrechnungsdaten sind korrekt" geklickt und erst dann gesendet werden. Sollte eine betroffene Abrechnung bereits verschickt worden sein, empfiehlt es sich, nichts ohne Absprache mit dem Kostenträger daran zu ändern.
Produkte Ergotherapie
Um ein Produkt für die Ergotherapie zu erfassen, muss entsprechend ein Häkchen gesetzt werden (1), bevor der gewünschte Ergo Taxpunkt gewählt werden kann (2).
Produkt Ergotherapie
Serienvorlagen Ergotherapie
Beim Erstellen einer Ergotherapie Vorlage ist es wichtig, dass der entsprechenden Ergo-Tarif ausgewählt wird. Im Gegensatz zur Physiotherapie, bei der sich der Tarif nach der Versicherung richtet, muss bei der Ergotherapie jeweils eine Vorlage für den Tarif 338 und eine für den Tarif 325 erstellt werden. Es werden entsprechend im unteren Bereich die Taxpunkte im 3100er oder 7600er Bereich angezeigt. Das Besondere an diesen Tarifen ist, dass die Einzelpositionen des Tarifs 338 in Anzahl an 5-Minuten-Intervallen und die Einzelpositionen des Tarifs 325 in Anzahl an 15-Minunten-Intervallen abgerechnet werden.
Prüfung Covid-Zertifikat
Prüfung des Covid-Zertifikats über das Fitnessmodul
Mit diesem Update gibt es eine Änderung, die lediglich unsere Kunden mit Fitnessmodul betrifft. Es geht dabei um kleine Änderungen um die Überprüfung der Covid-Zertifikate zu erleichtern.
Neues Symbol in der Patientenansicht
Links neben dem Aktionsmenü in der Patientenansicht gibt es ein neues Symbol. Ist ein Gültigkeitsdatum eines Covd-Zertifikats eingetragen (welches noch nicht abgelaufen ist), ist das Symbol grün, ansonsten rot.
Neues Symbol in Patientenansicht
Klickt auf das neue Symbol um das Gültigkeitsdatum des überprüften Covid-Zertifikats zu hinterlegen.
Gültigkeit eintragen
Neues Symbol im Fitnessabo
Im Fitnessabo gibt es das gleiche neue Symbol wie bei der Patientenansicht, ihr geht genau gleich vor um die Gültigkeit des überprüften Covid-Zertifikats einzutragen. Es ist dabei egal, ob ihr es im Fitnessabo oder in der Patientenansicht eintragt.
Danach müsst ihr bei der Zugangsscreen Einrichtung noch ein Häkchen setzen, damit die Gültigkeit des Covid-Zertifikats beim Einbatchen überprüft wird. Dies macht ihr in der Fitnessübersicht:
Änderung beim Zugangsscreen
Bei Besuchserfassung eines Fitnessbesuchers ohne hinterlegte Gültigkeit eines Covid-Zertifikats wird dann diese Meldung angezeigt:
Anzeige beim Zugangsscreen
Anzeige in Fitness-Übersicht, wer ohne Zertifikatsüberprüfung trainiert
In der Fitness-Übersicht könnt ihr jederzeit über das rote Symbol sehen, wer an einem bestimmten Tag ohne Covid Zertifikatsüberprüfung trainiert hat oder wer gerade anwesend ist ohne Kontrolle.
Anzeige in der Fitness-Übersicht
Vorab Versendung eines Links an die Fitnessabo Besitzer
Über das Fitness Management könnt ihr euren Fitnessabo Besitzern einen Link schicken, damit sie darüber vorab ihr Covid-Zertifikat hochladen und das Ablaufdatum eintragen können.
Sucht nach den gültigen Fitnessabos:
nach gültigen Fitnessabos suchen
Schreibt euren Kunden eine Nachricht und fügt den Platzhalter für "Covid-Zertifikat Link" ein:
E-Mail mit Link schreiben
Eure Kunden bekommen die E-Mail und klicken auf den Link, der 5 Tage gültig bleibt und sehr sicher verschlüsselt ist.
E-Mail mit Link
Es muss nur noch das Zertifikat als Datei per Drag and Drop reingezogen oder durch Reinklicken ausgewählt werden, das Gültikeitsdatum eingetragen, durch ein Häkchen die Zustimmung zur Speicherung erteilt und dann auf "Hochladen" geklickt werden.
Ganz einfach Zertifikat hochladen
Sobald der Fitnessabonnent diese Anzeige bekommt, dass der Upload erfolgreich war, wird das neue Symbol in der Patientenansicht und beim Fitnessabo grün. Sobald der Kunde sich über die Besuchserfassung einbatcht wird auch auf dem Zugangsscreen ein grünes Symbol angezeigt.
Anzeige beim Zugangsscreen
Neuer Filter im Fitnessmanagement
Damit obige Emails mit Links zum Hochladen der Zertifikate nicht, überflüssigerweise, an Patienten verschickt werden, die ihr Zertifikat bereits vorgezeigt, bzw. hochgeladen haben, gibt es einen neuen Filter. Somit lassen sich ausschliesslich Abonnenten addressieren, die noch kein Zertifikat gezeigt oder hinterlegt haben.
Abonnenten ohne gültiges Zertifikat
Schnittstelle zu EGYM
Informationen aus Cenplex lassen sich nun mit EGYM synchronisieren. EGYM ist ein Hersteller für Fitnessgeräte. Diese Funktion ist dann sehr hilfreich für euch, falls ihr bereits über Geräte von EGYM verfügt oder plant solche anzuschaffen. In Cenplex muss die Funktionalität für den Fitnessbereich aktiviert sein, damit die Schnittstelle zu EGYM verwendet werden kann. Durch die Aktivierung und Verwendung der Schnittstelle lassen sich folgende Informationen aus Cenplex heraus pro aktivem Fitness-Patient mit EGYM synchronisieren:
Die per Batch (oder manuell) erfassten Besuche des Patienten im Fitness
Sobald die Schnittstelle aktiviert wurde, wird Cenplex automatisch Patienten, für die ein neues Abo erfasst wird oder die in Cenplex geändert werden, mit EGYM synchronisieren. Es ist möglich festzulegen welche Daten mit EGYM synchronisiert werden sollen.
Die EGYM-Schnittstelle aktivieren
Es ist möglich pro Abo festzulegen, ob dieses relevant für EGYM ist oder nicht. Bzw. lässt sich auch in der Abo-Vorlage vordefinieren, ob bestimmte Abos mit EGYM synchronisiert werden sollen oder nicht. Dies ist z. B. für Abos für Gruppenkurse relevant, bei denen keine Trainingsgeräte eingesetzt werden. Hat ein Patient nämlich mehrere parallel laufende Abos, dann wird als Ablaufdatum immer das Abo ausgewählt, bei dem das Ablaufdatum am weitesten in der Zukunft liegt.
Initiale EGYM-Synchronisation
Falls ihr bereits über EGYM-Geräte verfügt, dann könnt ihr nach der Aktivierung der Schnittstelle über das Fitnessmanagement einmal alle laufenden Abos mit EGYM synchronisieren. **Ganz wichtig zu wissen ist hier, dass das einzige Kriterium zur Identifikation eines bestehenden Patienten die Emailadresse ist.** D.h. falls die Emailadresse in EGYM und Cenplex übereinstimmt, wird Cenplex die Informationen aus Cenplex heraus mit diesem Patient synchronisieren. **Somit lassen sich nur Patienten aus Cenplex heraus mit EGYM synchronisieren, bei denen eine Emailadresse hinterlegt ist.** Gibt es noch keinen Patienten mit der Emailadresse, die in Cenplex hinterlegt ist, so wird dieser Patient neu angelegt in EGYM.
Sobald die Schnittstelle aktiv ist, nimmt Cenplex die Synchronisation voll automatisch und im Hintergrund vor. **Es ist daher wichtig, dass Änderungen am Patient und dem Fitness-Batch dann nur noch in Cenplex vorgenommen werden.**
Verwaiste MediData-Antworten anzeigen
Mit der Einführung ihrer neuen Schnittstelle hat MediData auch gleichzeitig die Vergabe von "temporären GLNs" eingestellt. Das ist insbesondere relevant für Kunden, die von einem anderen Software-System zu Cenplex wechseln. Daher ist es nun möglich Antworten von Kostenträgern auf Abrechnungen anzuzeigen, die nicht aus Cenplex heraus gesendet wurden.
Dazu steht ein neuer Menupunkt im Aktionsmenü unter "Abrechnungen" zur Verfügung:
Verwaiste Antworten
Termine nicht mit Calit synchronisieren
Es ist nun möglich Termine über die Serienvorlage so zu markieren, dass sie nicht mit Calit synchronisiert werden.
Termin nicht mit Calit synchronisieren
Dadurch lässt sich steuern, ob Termine grundsätzlich mit Calit synchronisiert werden sollen oder nicht. Beispielsweise lassen sich so "Doppeltermine", die auf zwei Termine aufgeteilt werden korrekt synchronisieren.
In Terminen, bei denen die Synchronisatio nausgeschaltet wurde, steht darüber hinaus die Möglichkeit zur Verfügung diesen Termin jederzeit doch noch zu synchronisieren:
Termin doch mit Calit synchronisieren
Diese Funktion steht natürlich nur für zukünftige Termine zur Verfügung.
Auswertungen erweitert
Fitnessabos
Ein neuer Datums-Filter "Kein Besuch seit" wurde hinzugefügt, um Abos zu finden, die nicht mehr aktiv genutzt werden.
Es gibt zudem zwei neue Felder:
"Gültigkeit Covid-Zertifikat" zeigt das Ende der Gültigkeitsdauer des Covid-Zertifikats an, welches der Patient vorgezeigt oder hochgeladen hat.
"Letzter Besuch" zeigt das Datum des letzten Besuchs an, falls es jemals einen Besuch gab.Auswertung für Abos
**Mitarbeiter**
4 neue Felder hinzugefügt:
Anzahl Verordnungen
Die Felder geben an, wieviele Erst-, Zweit-, Dritt-Verordnungen ein Mitarbeiter behandelt hat. Hier zählt als "Zweit-Verordnung", wenn der gleiche Patient mit einer zweiten, neuen Verordnung behandelt wurde.
**Serien**
Es gibt 4 neue Felder: Die drei möglichen Telefonnummern des Patienten und die Handtuch-Info.
Weitere Erweiterungen
Online übermittelte Abrechnungen enthalten nun auch die Sprache, die beim Patient hinterlegt wurde. Falls es sich um eine Privatrechnung handelt, sollten die ausgedruckten und per Post versandten Dokumente nun in der entsprechenden Sprache sein.
In den Emailvorlagen lässt sich nun auch eine individuelle Termin-Zeile festlegen für Termin-E-Mails. Alle Infos dazu findet ihr hier (und dann ein wenig nach unten scrollen).
Bei der Suche nach Patienten kann nun auch per Emailadresse gesucht werden.
Bei Arztberichten, die per Email versandt wurden, wird von nun an, zusätzlich zum Versanddatum auch die Emailadresse des Empfängers angezeigt.
Im Mahnungsassistent für online übertragene Abrechnungen wird nun bei privaten Abrechnungen, die online übertragen wurden, der Name des Patienten als Empfänger angezeigt und nicht mehr die Versicherung.
Die Übersicht der To-Dos zeigt nun auch an, ob ein To-Do mit einem Ablaufdatum versehen ist. Ablaufende To-Dos
Läuft das To-Do innerhalb der nächsten beiden Tage ab, wird das Symbol gelb. Ist das To-Do bereits abgelaufen, wird das Symbol rot dargestellt.
PhysioTec-Trainingspläne lassen sich nun auch aus Cenplex entfernen. Der Plan wird jedoch nur in Cenplex gelöscht und bleibt in PhysioTec weiterhin bestehen (falls er dort nicht auch schon gelöscht wurde).Trainingsplan löschen
Bei Serien, für die mehr als eine Abrechnung erstellt wurde, wird nun auch in der Terminliste angezeigt welche Termine jeweils zur gleichen Abrechnung gehören. Hierbei werden die Abrechnungen jeweils einfach von 1 bis N durchnummeriert, d. h. alle Termine, bei denen die "1" im Kreis angezeigt wird, gehören zur göeichen Abrechnung usw.Serie mit mehreren Abrechnungen
Darüber hinaus wird nun auch per Symbol angezeigt, ob ein Termin über Calit-Web online gebucht wurde. Das Symbol wird rot dargestellt, falls bei der Buchung eine Bermerkung mitgeschickt wurde.Symbol für online gebuchte Termine
Bei Serienvorlagen für Physio-Behandlungen lässt sich der "Tarif" nun auch explizit auf "Automatisch" setzen. Vorher gab es diese Option nicht, was in einigen Fällen dazu geführt hat, das eine Abrechnung mit dem falschen Tarif erstellt wurde. Tarif festlegen in der Serienvorlage
Die Schnellansicht eines Termins im Kalender zeigt nun beide Festnetznummern an, die beim Patient hinterlegt sind.Telefonnummern des Patienten
Beim Einlesen von Einzahlungen werden nun Abrechnungen, die als "Inkassofall" markiert sind durch das entsprechende Symbol hervorgehoben.Einzahlung für Inkassofall
Die Referenznummer im "Abrechnungs-Such-Dialog" sowie im Dialog für früher gesendete Abrechnungen lässt sich nun markieren und in den Zwischenspeicher nehmen (copy & pasten).Referenznummer markieren
Für alle Fitness-Benutzer steht nun auch im Aktionsmenü des Patienten direkt die Möglichkeit zur Verfügung ein neues Fitnessabo anzulegen.Neues Ab anlegen
Die Anzeige von mehreren abgesagten Terminen zur selben Uhrzeit, d. h. übereinander liegende, abgesagte Termine hat sich so geändert, dass nun immer der abgesagte und trotzdem verechnete Termin angezeigt wird, falls vorhanden. Ansonsten wird nun immer der abgesagte Termin ganz oben angezeigt, der zuletzt abgesagt wurde.
Es gibt einen neuen Platzhalter $PAKKN$ für Dokumentvorlagen des Arztberichts. Es handelt sich hierbei um einen Platzhalter fürdie Krankenkassennummer des Patienten.
Das angezeigte Datum im Patientenverlauf wurde um die Abkürzung des Wochentags erweitert:Wochentag im Patientenverlauf
Wird das Passwort für einen anderen Mitarbeiter geändert, so lässt sich nun festlegen, ob dieser Mitarbeiter nach der nächsten Anmeldung sein Passwort neu vergeben soll oder nicht.Passwort ändern
Abrechnungen für Fitnessabos verfügen nun auch über eine Box für eine ausdruckbare Notiz, d. h. der dort erfasste Text wird auf der Abrechnung mit ausgedruckt. Diese Funktion steht nur bei der Druckvorlage mit QR-Code zur Verfügung.