Cenplex – Helpcenter | Release Notes | Neue Features & Bugfixes für 1.2.8

Neue Features

Alle Informationen zu neuen Funktionen und behobenen Fehlern findet ihr hier. Du hast Ideen für neue Funktionen oder einen Fehler entdeckt? Dann wende dich einfach an uns!

Dashboard Aufgaben werden zu To-Dos

Es gab zahlreiche Wünsche zu den internen Aufgaben, die im Dashboard angelegt werden konnten. Vielen Dank dafür ;)
Wir haben alle diese Ideen und Vorschläge nun in eine vollständige Überarbeitung der internen Aufgaben im Dashboard fliessen lassen. Daher haben wir diese internen Aufgaben nun auch umgetauft in "To-Dos", damit sie sich auch begrifflich unterscheiden von den "Aufgaben" im Hauptmenu, die sich auf Behandlungsserien beziehen.

Die neue Ansicht

Da es umfangreiche Erweiterungen für die To-Dos gab, wurden sie im Dashboard nun auch anders platziert. So steht mehr Platz zur Verfügung.

Die Box zur Pflege des Patientenverlaufs hat hierbei den Platz mit der neuen To-Do-Box getauscht. Die Liste der To-Dos zeigt nun auch alle To-Dos an, die man selbst erstellt und an Arbeitskollegen gesendet hat. Dadurch könnt ihr jederzeit nachschauen wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist. Darüber hinaus habt ihr die Möglichkeit in der Suchbox nach spezifischen To-Dos zu suchen oder über den Filter nur die Aufgaben anzuzeigen, an denen ihr interessiert seid.

Tabelle für die Übersicht

Eure To-Dos werden nun in Tabellen-Form angezeigt. Ihr könnt die Einträge in der Tabelle nach der gewünschten Zeile sortieren, indem ihr einfach auf die Spaltenüberschrift klickt.

Mehr Funktionalität für To-Dos

Neue To-Dos können nun an vielen Orten in Cenplex angelegt werden. Einer dieser Orte ist direkt im Dashboard, indem ihr einfach auf den "Plus"-Button klickt.

Um ein neues To-Dos anlegen zu können, muss mindestens der Titel angegeben werden und ein Empfänger ausgewählt werden. Es können beliebig viele Empfänger angegeben werden. Neben diesen Informationen können nun auch Verknüpfungen vorgenommen werden, die es euch ermöglichen eine Art Anhang mitzusenden. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, könnt ihr in der Box recht oben einfach textuell nach den gewünschten Daten suchen und diese verknüpfen. Alle Informationen zum Anlegen und Verwalten von To-Dos findet ihr in der Produkthilfe zum Dashboard und "Meine To-Dos".

To-Dos abarbeiten

Erhaltet ihr ein neues To-Do, dann erscheint ein Hinweis darüber unten rechts in Cenplex, unabhängig davon, wo ihr euch gerade befindet.

Diese Benachrichtigung verschwindet nach drei Sekunden automatisch wieder. Im Hauptmenu wird ein Briefumschlag angezeigt, wenn ihr To-Dos im Posteingang habt, die noch nicht gelesen wurden. Das Anzeigeverhalten dieses Symbols hat sich leicht verändert, denn es bleibt nun solange bestehen, bis ihr alle ungelesenen To-Dos gelesen habt. Um ein Todo zu lesen, muss es mindestens einmal durch Anklicken geöffnet werden.

To-dos in Serienvorlagen

Mit der Erweiterung der To-Dos ist es nun auch möglich in Serienvorlagen festzulegen, dass zu einem oder mehreren Terminen automatisch ein To-Do für den behandelnden Therapeuten erstellt wird.
Dazu wurde eine neue Spalte in der Übersicht der Termine hinzugefügt, über die ihr ein To-Do vordefinieren könnt.

Um ein To-Do vorzudefinieren, genügt es auf die kleine Tafel zu klicken und die Texte für das Todo zu erfassen. Sobald ein Todo definiert wurde, wird das Tafel-Symbol beim entsprechenden Termin nun grün. Wird nun eine Serie mit dieser Vorlage angelegt und der entsprechende Termin vom Datum her erreicht, dann wird, sobald der Termin startet, ein To-Do für den Therapeuten angelegt. Darüber hinaus wird das Todo als kleines Popup im Termin angezeigt, bis der Therapeut es gelesen hat.

Alle Informationen hierzu findet ihr in der Hilfe zur Praxis und dort unter "Serienvorlage anlegen".

Termin-Konfigurator

Im Verlauf der vergangenen zwei Jahre haben wir viele Ideen und Vorschläge zur Darstellung der Termine im Kalender von euch erhalten. Gemeinsam mit unserer Designerin haben wir ein Konzept erarbeitet, mit dem (fast) alle eure Wünsche nun in Cenplex eingeflossen sind. Das Ergebnis ist der Termin-Konfigurator.

In den "Einstellungen" findet ihr eine neue Box für die Konfiguration der Termine im Kalender. Dort könnt ihr festlegen welche Informationen in den Terminen im Kalender sichtbar sein soll. Auf Grund der Menge an gewünschten Informationen, haben wir uns dazu entschieden mit Symbolen zu arbeiten. Die Konfiguration der Termine erfolgt in zwei Schritten: **Termingrösse wählen** Zunächst legt ihr in der linken Spalte fest wie hoch der Termin sein soll. Wenn ihr euch für die höhere Variante entscheidet, dann werdet ihr bemerken, dass die Termine im Kalender im Vergleich zur aktuellen Darstellung ein wenig höher werden. Die Menge der auswählbaren Informationen hängt natürlich von der Höhe ab. Einfach die gewünschte Variante anklicken. **Informationen zuordnen** Habt ihr euch für eine Höhe entschieden, dann könnt ihr nun den (noch) grauen, kleinen Boxen Symbole zuordnen. Dazu zunächst die gewünschte Position (graue Box) anklicken und dann das gewünschte Symbol anklicken.

Sobald ihr alle gewünschten Zuordnungen vorgenommen habt, schliesst ihr den Vorgang durch einen Klick auf "Speichern" ab. **Hinweis:** Diese Einstellung gilt für alle Benutzer gleichzeitig.

Die Termin-Darstellung im Kalender hat sich nun euren Einstellungen entsprechend angepasst. Ihr könnt zur ursprünglichen Terminanzeige zurückkehren, indem ihr im Termin-Konfigurator auf "Zurücksetzen" klickt. Alle Informationen dazu findet ihr in der Hilfe zu "Einstellungen" unter "Konfiguration der Termine".

Serienvorlagen erweitert

Die Serienvorlagen wurden erweitert um folgende Einstellungsmöglichkeiten.

Überbuchen verbieten

Ihr könnt das Überbuchen von Serien, d. h. mehr Termine für eine Serie einplanen als in der Serienvorlage vorgegeben, nun über die Serienvorlage verbieten.

####Aufwändige Behandlung#### Im Zuge der Einführung des Terminkonfigurators und der Möglichkeit "Aufwändige Behandlungen" im Kalender hervorzuheben, lässt sich das auch allgemein für eine ganze Behandlungsserie festlegen, so dass jeder Termin der Serie als "Aufwändige Behandlung" markiert wird. Was unter einer aufwändigen Behandlung verstanden wird, könnt ihr für eure Praxis selbst festlegen.

Suchfeld im Kalender und der Patientenansicht erweitert

Die Suchbox im Kalender und in der Patientenansicht akzeptiert nun auch den Titel oder den Ausschnitt eines Titels einer Behandlungsserie, um Patienten danach zu suchen.

Suchergebnisse im Kalender erweitert

Die Suche nach einem Patienten im Kalender liefert nun neben den Behandlungsterminen auch alle Allgemein- und Gruppentermine des Patienten.
Dazu wird am linken Rand des Termins nun per Farbe angezeigt um welche Art von Termin es sich handelt.

Wenn ihr mit der Maus über den farbigen Balken fahrt erscheint darüber hinaus ein Hinweistext, der angibt um welche Terminart es sich handelt.

Neues Benutzerrecht für Pausen im Kalender

Die Einstellungen für Benutzerrechte wurden um die Möglichkeit erweitert festzulegen ob ein Benutzer Pausen direkt im Kalender anpassen darf oder nicht.

Termine per Video-Konferenz

Cenplex bietet nun die Möglichkeit Termine per Video-Konferenz abzuhalten. Dabei verbindet sich der Therapeut und der Patient zu einer Browser-Basierten Video-Konferenz. Die Video-Konferenz findet über Google Hangouts statt.
Hangouts muss einmal (pro Standort) in den Einstellungen aktiviert werden. Alle Informationen dazu findet ihr in der Hilfe zu Kalendereinstellungen und dort genau hier.

Sobald Hangouts aktiviert wurde, genügt ein Klick im gewünschten Termin, um die Video-Konferenz hinzuzufügen. Alle Informationen dazu findet ihr hier.

Die Hangouts-Funktion steht auch für Gruppentermine zur Verfügung. Dort erfolgt die Verknüpfung mit Hangouts und das Öffnen von Hangouts direkt in der Schnellansicht im Kalender.

Zahlungserinnerung drucken

Für jede Art von privater Abrechnung gibt es nun eine weitere Druckvorlage, mit der Zahlungserinnerungen gedruckt werden können. Diese kann praktisch als Vorstufe zur Mahnung genutzt werden.

Neuer Filter im Fitnessmanagement

Es gibt einen neuen Filter "Abonnenten mit aktivem Abo am gewählten Stichtag" im Fitnessmanagement.
Dieser Filter liefert alle Abonnenten, die am gewählten Datum noch über (mindestens) ein laufendes Abo verfügen.

QR-Einzahlungsschein

Cenplex bietet ab sofort die Möglichkeit Abrechnungen mit dem neuen QR-Einzahlungsschein zu erstellen. Ab dem 01.07.2020 wird dieser Einzahlungsschein in der gesamten Schweiz verpflichtend gültig.

Um eine Abrechnung mit den neuen Einzahlungsschein zu drucken oder per Email zu versenden, muss zunächst die Druckvorlage auf "Mit QR-Einzahlungsschein" geändert werden (1). Falls du noch keine QR-IBAN von deiner Bank erhalten hast, dann erkundige dich am besten direkt danach bei deiner Bank. Die neue QR-IBAN kann unter Praxis --> Bankdaten ändern beim Bankkonto angegeben werden. Alle Infos zur neuen Druckvorlage findet ihr hier.

Urlaubsplanung auf Stundenbasis

Es ist nun möglich Urlaubskontingente in Stunden zu führen. Dazu kann pro Mitarbeiter eine durchschnittliche, ewartete Tages-Arbeitszeit angegeben werden.
Hat ein Mitarbeiter mit einem 100% Pensum beispielsweise einen 8.4-Stunden Tag, dann hat ein Mitarbeiter mit 50% Kapazität einen 4.2-Stunden Tag, unabhängig davon an welchen konkreten Wochentagen tatsächlich gearbeitet wird. Urlaubstage werden dann auf Basis der tatsächlich freigenommenen Arbeitszeit errechnet.

Beispiel:

Am 01.04.2020 ist für Mitarbeiter Hans und Karl jeweils 8.4 Stunden Arbeitszeit geplant.
Hans arbeitet mit 100%-Pensum und hat somit 8.4 Stunden pro Urlaubstag zugute. Hans arbeitet mit 50%-Pensum und hat somit 4.2 Stunden pro Urlaubstag zugute.
Beide tragen sich nun für den 01.04.2020 einen Urlaubstag ein. Für Hans wird dabei genau ein Urlaubstag abgezogen. Bei Karl werden hingegen 2 Urlaubstage abgezogen (8.4/4.2 = 2)

Alle Informationen dazu findet ihr in der Hilfe zum Mitarbeiter unter "Urlaubskontingente verwalten" und dort unter "Stundenbasierte Urlaubskontingente".

Gutschrift in Fitnessabos

Es können nun Gutschriften auch in Fitnessabos angelegt werden. Diese lassen sich auch in der Abo-Vorlage vordefinieren.
So kann ein Teil des Preises für ein Fitnessabo dem Abonnenten gutgeschrieben werden. Die Gutschrift selbst wird genau so verrechnet, wie die bekannte Gutschriftfunktion über eine Produktrechnung.

Darüber hinaus lässt sich im Abo direkt eine entsprechende Behandlungsserie zuweisen, für die die Gutschrift verwendet werden soll.

Notizen für Mitarbeiter

Die Mitarbeiter-Ansicht wurde erweitert, so dass nun auch Notizen für Mitarbeiter abgelegt werden können.

Um Notizen zu erfassen, muss zunächst in den "Bearbeiten"-Modus gewechselt werden, indem man den Bearbeiten-Button in der Kopfzeile anklickt.

Dokumentvorlagen für Patienten

Die bereits aus dem Arztbericht und dem Patientenbefund bekannte Möglichkeit zur Definition von Word-Dokumentvorlagen steht nun auch für den Patient zur Verfügung.
Dazu zunächst unter "Einstellungen" und dort unter "Einstellungen für Patienten" auf "Einstellungen ändern" klicken.

Hier können entsprechende Dokumentvorlagen hinterlegt werden. Eine vollständige Liste aller, aktuell zur verfügung stehenden Platzhalter findet ihr hier.

Die Patientenansicht wurde ebenfalls erweitert, so dass Dokumentvorlagen nun direkt beim Patient erfasst werden können.

Beim Klick auf den "Datei hinzufügen"-Button erscheint nun zunächst eine Auswahl mit allen zur Verfügung stehenden Dokumentvorlagen und an unterster Position die Möglichkeit eine eigene "Datei auszuwählen". Diese Option bietet die Möglichkeit eine Datei von der Festplatte anzuhängen. Selbstverständlich steht diese Funktion auch im Dokument-Dialog des Patienten zur Verfügung.

Auswertungen erweitert

Neue Auswertungskategorie: Ressourcen

Pro Zeile im Ergebnis wird eine Ressource (Räumlichkeiten, etc.) angezeigt. Aktuell gibt es Felder mit Informationen zur Anzahl Termine in einem definierbaren Zeitraum.

Folgende Auswertungen wurden erweitert:

Abrechnungen

Der Filter "Abrechnungsart" wurde erweitert um die Option "MTT-Serien" (Dies beinhaltet vollständige MTT-Serien, d. h. ublicherweise 2 Mal Taxpunkt 7301 und X mal 7340)

Abrechnungspositionen

Der Filter "Abrechnungsart" wurde erweitert um die Option "MTT-Serien" (siehe oben)

Patienten

Neuer Filter "Laufendes Fitnessabo am ..." verfügbar, falls die Fitnessfunktion in Cenplex genutzt wird.

Abos

Neuer Filter "Abo wurde verlängert" gibt an, ob bereits ein weiteres Abo im Anschluss gebucht wurde oder nicht.

Standort

Neuer Feld "Summe gesendete dann gelöschte Abrechnungen" bezieht sich auf den Filter "Im Zeitraum ..." und liefert die Summe aller Abrechnungen, die ursprünglich gesendet oder gedruckt oder per Email versandt wurden und danach gelöscht wurden. Diese Summe gibt einen Eindruck davon um wieviel die Summe gesendeter/gedruckter Abrechnungen durchschnittlich zu hoch ist, da diese Summe auch Abrechnungen enthalten kann, die später ggf. gelöscht wurden oder bereits (mindestens) zum zweiten Mal gesendet/gedruckt werden.

Gruppenteilnehmer drucken aus Quickview

Es ist nun möglich die Teilnehmerliste eines Gruppentermins direkt aus dem Quickview im Kalender zu drucken.

Termine umbuchen erweitert

Im Rahmen einer Umbuchung von Terminen auf eine neue Serie ist es nun auch möglich die, ggf. vorhandene, Verordnung in die neu anzulegende Serie zu übernehmen.

Dazu einfach das entsprechende Häkchen setzen.

Email aus Gruppentermin

Es lässt sich nun eine Email an alle Teilnehmer eines Gruppentermins versenden. Hierzu besteht die, bekannt, Möglichkeit den Betreff und Emailtext in den Einstellungen vorzudefinieren. Diese Funktion steht direkt in der Schnellansicht des Gruppentermins bereit.

Es öffnet sich ein Email-Dialog. **Wichtig:** entfernen Sie nicht den Platzhalter %PatientName%, falls Sie den Patient persönlich ansprechen möchten in der Email. Der Emailtext beinhaltet auch den Hangouts-Link, falls Hangouts aktiviert wurde.

Weiterer Grund für Abrechnung abschliessen

Wird eine Abrechnung abgeschlossen, bevor alle Zahlungen eingegangen sind, so gibt es bereits jetzt eine Auswahl an Gründen. Diese Liste wurde erweitert um den Grund "Gutschein".

Gesendete Abrechnungen anschauen

Es ist nun möglich die Details zu Abrechnungen, die in der Vergangenheit gesendet wurden, anzuschauen.
Dazu wurde der Aktionsverlauf von Abrechnungen für Physiotherapeutische Leistungen so erweitert, dass die früher gesendete Abrechnung durch einen Klick auf den entsprechend hervorgehobenen Eintrag angezeigt wird.