Release Notes

Unterdessen haben es sicherlich alle mitbekommen, dass der Tarif 311 zur Abrechnung von Leistungen im UVG, IVG und MVG ab dem 01.07.2025 geändert wurde. Hier die offizielle Info des Verbandes dazu. Das bedeutet natürlich auch, dass der aktuell gültige Tarif nur noch bis zum 30.06.2025 gültig ist.

Die Information zur Änderung des Tarifs haben wir, wie alle anderen auch, erst im März erhalten. Der neue Tarif kommt mit einer, für den Physiotherapie-Bereich, vollkommen neuen Systematik daher. Ab dem 01.07.2025 werden erbrachte Leistungen nicht mehr pauschal abgerechnet, sondern auf Basis der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit im 5-Minuten-Takt. Neu ist u.a. zudem, dass nun auch bestimmte Leistungen in Abwesenheit des Patienten verrechnet werden dürfen. Alle Details zum neuen Tarif, findet ihr im offiziellen Dokument des Verbandes.

Wenig Zeit für grosse Änderungen

Der 01. Juli ist gar nicht mehr so weit entfernt, so dass wir unsere Entwicklungspläne sofort neu priorisieren mussten und uns direkt nach unserem Update vom 04.04.2025 an die Konzipierung und Umsetzung des neuen Tarifs gemacht haben. Wir haben versucht den neuen Tarif so in Cenplex zu integrieren, dass die Einführung auf Anwenderseite möglichst niederschwellig und einfach ist. Selbst falls es einem Anwender vollkommen untergehen sollte, dass sich der Tarif geändert hat, wird Cenplex den Übergang sauber handhaben und alles korrekt abrechnen.
Somit wird es auch nicht nötig sein, dass ihr laufende Behandlungsserien für UVG/IVG/MVG manuell aufteilen müsst auf den 01.07.2025. Das wird Cenplex vollkommen automatisch für euch übernehmen.

Erweiterung der Serienvorlagen

Die Serienvorlagen für Physiotherapie wurden erweitert, so dass dort nun auch parallel der neue Tarif vordefiniert werden kann. Jeder, der schon mit dem Tarif 590 oder dem Ergo-Tarif in Cenplex gearbeitet hat, wird sich "Zuhause" fühlen, denn die Anwendung des neuen Tarif, ist genau analog zu diesen Tarifen.

Für diejenigen, die noch gar nicht mit Zeit-basierten Tarifen gearbeitet haben, können hier nachlesen, wie das funktioniert (Beschrieben unter "EMR-Behandlung oder Tarif 590")

Einfluss auf die Terminplanung

Wir haben den neuen UVG-Tarif so integriert, dass auch bereits nach dem 01.07.2025 geplante Termine von UVG-, IVG- oder MVG-Serien automatisch umgewandelt werden. Cenplex berechnet die Taxpunkte in diesem Fall auf Basis der Dauer des Termins. Ein 30-minütiger Termin wird dann also automatisch mit dem Taxpunkt 25.110 und 6 mal 5-Minuten-Slots ausgestattet.

Hinweis: Ihr könnt dieses Verhalten direkt beeinflussen, indem ihr die Serienvorlagen eurer Physio-Serien direkt anpasst, denn Cenplex versucht zunächst die in der Serienvorlage definierten Taxpunkte zu laden, bevor es die Taxpunkte selbst berechnet. Wichtig zu beachten ist, dass die UVG-Taxpunkte beim ersten Öffnen des Termins fixiert werden. D.h. sobald der Termin mal in der Serie geöffnet wurde, ändern sich die Taxpunkte nicht mehr automatisch!

Arbeiten in Abwesenheit des Patienten

Neu dürfen nun auch bestimmte Arbeiten in Abwesenheit des Patienten abgerechnet werden. Welche das sind, findet ihr in der Beschreibung der beiden Tarifziffern 25.710 und 25.720. Dabei handelt es sich u.a. um die Erstellung von Heimübungsplänen, Trainingsplänen für MTT-Serien und die Auswertung von Assessments. Für 9 Termine dürfen bis zu 60 Minuten in solche Arbeiten investiert werden und weitere 60 Minuten in Kommunikationsaufwand mit Ärzten, Eltern, Arbeitgeber, etc.

Cenplex unterstützt euch dabei diese Aufwände an den passenden Orten direkt zu erfassen und zusätzlich einen Überblick darüber zu behalten wieviel Aufwand für eine Serie bereits investiert wurde.
Alle Informationen dazu wie ihr diese Aufwände abrechnen könnt, findet ihr in der Hilfe zur Abrechnung unter "Arbeit in Abwesenheit des Patienten".

Ihr findet die Möglichkeit zur direkten Erfassung solcher Aufwände im Dialog zum Anlegen eines Heimübungsplans über PhysioTec, sowie in den Dialogen zur Erfassung eines Assessments oder einer Messung im Behandlungsplan.

Kontrolle der Arbeiten

Die so erfassten Leistungen werden als Termine gespeichert und sind in der gewählten Behandlungsserie ersichtlich. Cenplex erfasst bei solchen Terminen, wo immer möglich, automatisch eine Bemerkung mit der Beschreibung der erbrachten Leistung.
Kostenträger dürfen jederzeit einen Nachweis über die in Abwesenheit des Patienten erbrachten Leistungen einfordern.
Hierzu gibt es eine entsprechende Druckvorlage in der erstellten Abrechnung (1). Diese kann direkt zum Drucken verwendet werden, steht aber auch als Druckvorlage im E-Mail-Dialog (2) für UVG-Abrechnungen bereit.

Arbeiten in Abwesenheit des Patienten Übersicht

Eine Übersicht über alle bereits erfassten Arbeiten in Abwesenheit des Patienten findet ihr direkt in der Terminliste in der Serie. Im Kalender erscheinen diese Termine jedoch nicht. Darüber hinaus gibt es einen neuen Dialog, über den ihr jederzeit solche Aufwände erfassen könnt. Dieser Dialog lässt sich direkt innerhalb einer UVG-, IVG- oder MVG-Serie öffnen oder, falls die Serie bereits abgerechnet wurde, auch in der Abrechnung.

Abrechnung von Gruppenterminen

Für Gruppentherapie und den damit verbundenen Tarifziffern 25.410 und 25.620 wird die sogenannte "Divisor-Methode" angewendet. D.h. die entstehenden Kosten werden pro Termin durch die Anzahl der Teilnehmer dividiert. Am besten lässt sich das anhand eines Beispiels veranschaulichen. Alle Details dazu findet ihr in der Hilfe zur Terminplanung.

In obigem Beispiel werden für den Patient Hans Dampf drei Teilnahmen an Gruppenterminen abgerechnet. In einem Fall gab es nur einen Teilnehmer, in einem weiteren Fall zwei Teilnehmer und im letzten Fall gab es drei Teilnehmer. Hier wird veranschaulicht, wie sich das auf die Abrechnung der einzelnen Termine auswirkt. Im Falle von drei Teilnehmern werden die Gesamtkosten in Höhe von 6 * 10.38 CHF durch 3 dividiert, d.h. es werden für diesen Termin pro Patient 20.76 CHF in Rechnung gestellt.

Fahrtzeiten abrechnen

Es gibt keine pauschalen Zuschläge mehr für Auswärtstermine. Neu darf nun die Fahrtzeit pro Minute abgerechnet werden. Dabei gilt zu beachten, dass die Fahrtzeit mit einem gängigen Tool (z.B. Google Maps) berechnet werden muss unter der Annahme, dass kein Verkehrsaufkommen herrscht. Die Zeit, die man im Stau steht, darf explizit nicht abgerechnet werden. Weiter ist zu beachten, dass nur Entfernungen bis zu 25 km abgerechnet werden sollten. Falls der Weg weiter ist, sollte das vorgängig mit der Versicherung abgeklärt werden. Alle Details dazu findet ihr in den "Ausführungsbestimmungen" des neuen Tarif. Um Fahrtkosten möglichst einfach und möglichst genau abzurechnen, bietet Cenplex hierzu einen neuen Dialog an, der die Fahrtzeiten, den Vorgaben entsprechend, für euch berechnet.

Blanko-Kogus für Langzeitverordnungen

Für Langzeitverodnungen können nun Kostengutsprachen ohne vor-kalkulierte Kosten angefragt werden. Hierzu kann im Prinzip einfach eine E-Mail mit der Verordnung und ggf. einer Einschätzung an den Kostenträger übermittelt werden mit der Bitte um Kostengutsprache. Falls diese Möglichkeit in der Serienvorlage aktiviert wurde, dann steht im Serien-Dialog ein neuer Button für solche "Blanko-Anfragen" zur Verfügung.

Hinweis: Diese Option muss in der Serienvorlage freigeschaltet werden. Alle Infos dazu findet ihr in der Dokumentation zur Serienvorlage und dort unter "Blanko-Kostengutsprache erlauben".

Fazit

Mit der Einführung des neuen UVG-Tarif kommt eine vollkommen neue Abrechnungssystematik auf die Physiotherapie zu. Dies war auch in der Integration der neuen Funktionen eine Herausforderung für uns als Softwarehersteller. Wir haben die neuen Funktionen intensiv getestet, aber es ist nicht ausgeschlossen, dass uns bestimmte Sonderfälle untergegangen sind. Meldet euch am besten direkt bei uns, falls etwas nicht, wie erwartet, funktionieren sollte.

Für Kostengutsprachen lässt sich, Standort-übergreifend, festlegen, ob Anfragen, die per E-Mail an den Kostenträger gesendet werden, automatisch den Patienten als Empfänger im CC enthalten sollen. Hier findet ihr alle Details dazu.

Neuer Platzhalter für E-Mailtexte

Für jede Art von E-Mailtextvorlagen für Abrechnungen, Mahnungen oder Inkassofälle steht nun ein neuer Platzhalter für die ID der Abrechnung zur Verfügung:

Erweiterung der Gantner-Schnittstelle

Es ist nun möglich allgemein festzulegen, dass beim Einbadgen an einem Gantnergerät auf dem zugrundelegenden Fitnessabo des Patienten ein Besuch erfasst wird. Dieses Szenario ist dann sinnvoll, falls ihr eine Zugangsbeschränkung, wie z.B. ein Drehkreuz einsetzt. Aktiviert dazu einfach in den allgemeinen Einstellungen zu euren Gantnergeräten die Option "Einbadgen als Besuch erfassen".

Darüber hinaus wird nun auf die in der Abovorlage festgelegten Zugangszeiten geprüft. D.h. ein Gantnergerät verwehrt den Zutritt, falls ausserhalb der in der Abovorlage festgelegten Zeiten gebadged wird.

Verrechnung von Gutschriften

In teilweise abgerechneten Behandlungsserien konnte bislang nicht mehr geändert werden, ob Termine dieser Serie mit Gutschriften des Patienten verrechnet werden sollen. Diese Einschränkung wurde aufgehoben. Es lässt sich nun jederzeit festlegen/ändern, ob Termine mit Gutschriften verrechnet werden sollen oder nicht.

Alte Versicherungen ausgeblendet

Versicherungen, die ihr Geschäft eingestellt haben oder durch eine Übernahme in einer anderen Versicherung aufgegangen sind, werden nun ausgeblendet in Cenplex.