Cenplex Software

Si vous souhaitez ajouter un nouveau employé, il vous suffit de cliquer sur "Nouveau employé". Dans la vue détaillée d'un employé qui s'ouvre. Vous pouvez maintenant saisir toutes les données de votre nouveau employé. Les champs obligatoires sont soulignés en rouge. Il est obligatoire d'indiquer ces informations pour pouvoir ajouter un nouveau employé.

Le plan de vacances permet d'avoir un aperçu sur toutes les absences prévues. Le plan de vacances peut être imprimé. Pour ouvrir le plan de vacances, il suffit de cliquer sur "Ouvrir l'agenda des vacances" dans le menu d'action de la vue des employés (1).

• les vacances régulières sont représentées en bleu
• les formations continues sont représentées en violet
• La maladie est représentée en rouge

Il suffit de cliquer sur "Imprimer" pour imprimer le planning du mois sélectionné.
Il est également possible d'adapter la couleur de fond pour des périodes librement définissables. Dans l'exemple ci-dessus, la semaine du 19.06. au 25.06. a été mise en évidence (4). Ces plages horaires peuvent être gérées via le bouton "Mettre en évidence les plages horaires" (3). Vous pouvez utiliser cette fonction, par exemple, pour mettre en évidence les vacances scolaires.

Cenplex peut être utilisé de manière à ce que les employés ne soient pas autorisés à poser directement leurs vacances, mais ils doivent plutôt faire une demande d'absence. Un utilisateur disposant des droits d'accès correspondants ou un administrateur peut alors accepter ou refuser cette demande. Il existe en principe deux possibilités pour traiter les demandes d'absence. Chaque employé peut faire des demandes d'absence dans Cenplex directement dans son plan d'absences. Cenplex crée une To-Do dès qu'une demande d'absence est créée. Les destinataires sont tous les administrateurs ou les utilisateurs disposant des droits correspondants (de l'emplacement visible).

Traitement dans l'agenda des vacances

Dans l'agenda des vacances, les demandes d'absence sont affichées en jaune et peuvent être cliquées directement. L'avantage de cette vue est qu'elle donne un bon aperçu de toutes les absences et demandes planifiées.

Traitement dans la boîte de dialogue des demandes

On obtient un aperçu de toutes les demandes d'absence en suspens dans le dialogue "Traiter les demandes d'absence" (2) via le menu d'action dans la zone des employés (1).

Pour modifier une demande, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier » à droite de la demande.

Traiter la demande

Les demandes peuvent être acceptées ou refusées. Il est en outre possible d'adapter la durée d'absence demandée avant que la demande ne soit acceptée.

Le formulaire de la demande affiche dans la partie gauche tous les détails concernant l'absence souhaitée (1). En bas à gauche, il est indiqué comment l'absence se répercute sur le contingent sous-jacent (2). Si l'absence souhaitée dépasse le contingent restant, la ligne inférieure s'affiche en rouge pour souligner que le contingent est dépassé. Afin d'éviter un refus et une nouvelle création de la demande, il est possible d'adapter l'absence directement ici (3) et de l'accepter ensuite (4).

Droits des utilisateurs

Par défaut, chaque utilisateur peut saisir directement des absences dans Cenplex.

Ce droit (1) peut être pris (au niveau de l'utilisateur ou du groupe), de sorte que les utilisateurs ne peuvent créer que des demandes de vacances. Pour que les utilisateurs puissent travailler dans l'agenda des vacances, même si les droits d'utilisateur sont limités, il est également possible d'activer cet agenda pour tous les utilisateurs (2).

Cenplex offre la possibilité de planifier et de gérer des contingents d'absences pour vos employés. Les contingents sont en principe planifiés en heures. Pour rester rétrocompatible, il est possible de passer à la planification en jours, mais nous recommandons de planifier en heures, car cela est beaucoup plus précis. Ouvrez la boîte de dialogue de planification en cliquant sur "Gérer les contingents de vacances" sous "Employés" (1).

Le dialogue contient une liste de tous les salariés resp. salariées sur lesquels vous avez filtré en dernier ainsi que les contingents d'absences correspondants. Les contingents d'absences sont planifiés par année. Les temps d'absence restants ne sont pas automatiquement reportés par Cenplex sur l'année suivante ! Pour changer d'année, utilisez l'élément de saisie en haut à gauche. En cliquant sur le symbole de l'image à côté du nom d'un employé, l'aperçu des vacances et des absences de ce même employé s'ouvre (2).

Les contingents des vacances peuvent être planifiés dans la zone principale (3). Il est possible de planifier autant de contingents d'absences que l'on veut. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sous "Gérer le contingent". Pour chaque contingent, l'en-tête indique combien d'heures sont comprises dans le contingent correspondant pour un taux d'occupation de 100%. Vous pouvez adapter le contingent manuellement pour chaque employé, mais nous vous recommandons de faire calculer le contingent automatiquement sur la base du taux d'occupation géré (4). Pour chaque contingent, il est possible de voir combien de temps a déjà été planifié pour l'année sélectionnée et combien de temps il reste. Utilisez le champ de remarques (5) pour vos notes internes.

Gérer les contingents

Il est possible de prédéfinir pour chaque année civile autant de contingents d'absences que l'on souhaite, qui seront ensuite automatiquement disponibles pour les employés. Un contingent peut être désigné par un nom et définit un nombre d'heures d'absence. Les heures indiquées se rapportent à un taux d'occupation de 100% et peuvent être appliquées par emloyé, c-à-d qu'un contingent de 100 heures pour un taux d'occupation de 100% est ensuite appliqué en 80 heures pour un taux d'occupation de 80%.

L'exemple ci-dessus montre deux contingents ("vacances" et "formation"). Dans Cenplex, il existe différents types d'absences qui peuvent être adaptés de manière autonome par l'utilisateur. Pour chaque contingent, il est possible de définir quels types d'absence sont valables pour le contingent correspondant, c-à-d que seules les absences de ces types sont déduites du contingent concerné. Ainsi, si une absence du type "Congrès" est saisie chez un employé, la somme de ce temps d'absence sera déduite du contingent "Formation continue".

Définir les contingents

En haut de l'aperçu du dialogue, on peut ouvrir la vue "Réglages et contingents" (6). Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, tous les contingents actuellement disponibles sont affichés (2). Il est en outre possible d'effectuer des réglages de base (1) et de définir les types d'absences (3).

En principe, il n'est pas possible de supprimer les types d'absence, mais seulement de les masquer s'ils ne sont pas nécessaires à votre cabinet. Vous pouvez bien sûr aussi renommer les types d'absence existants. Notez qu'un changement de nom s'applique immédiatement partout dans Cenplex. Il est également possible de modifier l'ordre des types d'absence par glisser-déposer. Il n'est pas possible de masquer les deux types d'absence "Vacances" et "Maladie", car ils ont une signification particulière dans Cenplex et sont par exemple nécessaires pour l'assistant maladie dans l'agenda.
Pour créer un nouveau contingent, cliquez sur le bouton "+" dans la boîte "Contingents" (2). Vous pouvez facilement modifier un contingent existant en cliquant sur le bouton avec le symbole du crayon. Le contingent de vacances est le contingent principal et ne peut pas être supprimé. Sinon, tous les contingents que vous avez ajoutés peuvent également être supprimés. Pour ce faire, cliquez sur le bouton avec le symbole de la poubelle.

Les contingents sont toujours valables pour une seule année civile., c-à-d que si vous supprimez un contingent, il ne sera supprimé que pour l'année indiquée dans le titre de la "boîte de contingent" (2).

Pour chaque contingent, vous pouvez indiquer, en plus de la désignation, combien d'heures le contingent comprend (1), quels types d'absence doivent être inclus pour ce contingent (3) et si le contingent doit être compensé avec le contingent principal (contingent de vacances) en cas de dépassement (2). Cela signifie par exemple, pour un contingent de 42 heures sur lequel des absences de 45 heures sont comptabilisées, que les 3 heures supplémentaires sont alors déduites du contingent de vacances.

Définir le niveau d'emploi

Par employé et année civile, il est possible de définir dans quelle mesure l'employé en question a été employé.

Cenplex propose une aide complète pour le calcul du taux d'occupation ou de la charge de travail. Pour adapter le taux d'occupation, il suffit de cliquer sur le bouton "Modifier" à côté du taux d'occupation de l'employé souhaité. Une liste de sélection apparaît alors avec tous les taux d'occupation par tranches de 10% (1). Tous les cas "simples", où l'employé travaille toute l'année avec la même charge de travail, peuvent ainsi être réglés en deux clics.
Pour tous les cas plus complexes, le bouton "Taux d'occupation individuel" est disponible (2). Une boîte de dialogue s'ouvre alors, dans laquelle il est possible de définir la charge de travail de l'employé par mois. Tous les cas où l'employé a des taux d'occupation variables tout au long de l'année peuvent être représentés ici (3). Cenplex calcule alors la charge de travail totale correcte sur la base de ces valeurs (4).

La planification des affectations est un outil spécial pour les responsables des ressources humaines qui souhaitent planifier et coordonner le temps de travail de plusieurs employés en même temps. Cliquez sur "Modifier le plan d'affectation" (1) pour ouvrir la planification des affectations.

La boîte de dialogue affiche les temps de présence des employés sélectionnés (2) pour une semaine choisie (3). Pour chaque ligne, les temps de présence d'un employé sont représentés pour la semaine entière (5). Grâce au filtre (2), il est possible de sélectionner les employés pour lesquels le temps de travail doit être coordonné. Pour chaque employé, il est possible d'ouvrir aussi bien le temps de travail que le plan de vacances et des absences en cliquant sur les petites icônes bleues (4).
La ligne inférieure, légèrement décalée, indique le nombre d'employés présents simultanément par plage horaire (6).

Exemple de plan

Vous disposez de trois salles de soins dans un emplacement et vous devez planifier le temps de travail de vos 5 employés à temps partiel de manière à ce que les trois salles soient toujours utilisées, mais qu'en aucun cas plus de 3 employés ne soient présents en même temps.

Solution

Sélectionnez donc tout d'abord les employés concernés à l'aide du filtre (2). La ligne du bas affiche alors toutes les plages horaires avec les employés présents à chaque fois. Les plages horaires donnent de différences dans le nombre de personnes présentes. C'est-à-dire qu'une plage horaire avec un "3" signifie que 3 employés sont présents pendant cette période.

Le nombre minimal souhaité d'employés présents est d'abord défini (1). Dans notre exemple, il s'agit de 3. Il en va de même pour le nombre maximal (2). Dans notre exemple, cela correspond également à 3 employés. Dès que les deux valeurs ont été saisies, toutes les plages horaires dans lesquelles plus ou moins d'employés sont présents en même temps sont mises en évidence en rouge.
Le lundi, nous voyons directement une plage horaire pendant laquelle 4 employés sont présents. Nous sélectionnons l'employé "Assistant Mister" afin de corriger son temps de travail en conséquence. Pour cela, il suffit de cliquer dans la case souhaitée (3). Une fenêtre pop-up s'ouvre alors, affichant le temps de travail détaillé prévu de l'employé pour ce jour précis. En outre, la manière dont ce temps de travail a été effectué est affichée (4). Dans ce cas, il s'agit du "plan hebdomadaire" et du plan de travail "Plan" du 01.01.2019 - 02.02.2022 (6).
S'il s'agit d'une adaptation pour un jour seulement, vous pouvez transformer le temps de travail en "Temps fixe" (5). Dans ce cas, un jour de travail fixe est créé pour le jour sélectionné.
Dans notre exemple, cela n'est toutefois pas nécessaire, car nous souhaitons en principe organiser la planification de manière à ce qu'un maximum de 3 employés soient présents en même temps.
Il est maintenant possible de modifier le temps de travail de l'employé directement dans le popup actuel.

Pour ce faire, cliquez dans la plage horaire qui doit être adaptée et corrigez l'heure de début et de fin (7). En cliquant sur "Appliquer", vous revenez au popup initial.
Actualisez le plan du temps de travail de l'employé en cliquant sur "Planifier les temps".
Répétez le processus jusqu'à ce que vous obteniez le plan d'affectation souhaité.

Résultat

Le lundi a maintenant été corrigé. La ligne du bas nous montre maintenant que sur l'ensemble de la journée, il y a toujours exactement 3 employés présents.

La planification des cabines permet de répartir les employés ou les heures de travail prévues pour ces derniers dans les cabines de traitement, de sorte que les employés et les cabines de traitement puissent être utilisés de manière optimale. Afin de rendre ce processus complexe aussi simple que possible tout en restant aussi flexible que nécessaire, certaines conditions ont été définies pour le fonctionnement de la planification des cabines. En principe, la planification des cabines permet de déterminer pour une longue période quel employé travaille dans quelle cabine de traitements et à quel moment.

1. la planification des cabines se situe conceptuellement au même niveau que la planification du temps de travail, c'est-à-dire que les cabines de traitement utilisées dans la planification des cabines n'ont rien à voir avec la planification concrète des rendez-vous.
2. pour la planification des cabines, on utilise "Cabines de traitement", un type de ressource exclusivement prévu à cet effet.

Concept de la planification des cabines

Pour que la planification des cabines fonctionne, il faut toujours commencer par planifier le temps de travail. Ensuite, il est possible d'attribuer des cabines de traitement au temps de travail existant.

Il faut donc d'abord planifier le temps de travail des employés (1) et ensuite, dans le cadre de la planification des cabines, attribuer les cabines de traitement (2-4). Les cabines de traitement peuvent (et doivent) être attribuées, dans la mesure du possible, à la durée totale du temps de travail planifié (2). Dans l'exemple ci-dessus, le plan de travail a été établi du 01.08.2023 au 31.12.2024, de sorte que la cabine de traitement peut être attribuée pour cette période.

Le résultat de la planification des cabines est affiché dans l'agenda exactement de la même manière que les domiciles (1), c'est-à-dire en tant que partie des "éléments d'arrière-plan" et peut être mis en évidence en passant la souris sur la bande la plus large à gauche de la colonne (2). En outre, chaque employé peut utiliser la "boîte du temps de travail" dans le Dashboard pour voir sa planification personnelle des cabines (3). Les cabines sont affichées ici sous forme d'informations textuelles sur la deuxième ligne. C'est-à-dire que dans l'exemple ci-dessus, la cabine "New York" a été attribuée le lundi matin.

Structure de la planification des cabines

Pour pouvoir commencer à planifier, il faut donc d'abord créer des cabines de traitement. Cette possibilité existe dans le domaine "Ressources". Les cabines de traitement sont spécifiques à l'emplacement, c'est-à-dire que les cabines de traitement doivent être saisies par emplacement. Pour les cabinets avec plusieurs emplacements, il est important de savoir que la planification des cabines tient compte de la "visibilité de l'emplacement" éventuellement effectuée sous "Réglages". Si des cabines de traitement ont été créées, il faut d'abord procéder à la planification du temps de travail, comme mentionné ci-dessus.

Si les cabines de traitement et les temps de travail sont disponibles, la planification des cabines peut commencer. La planification des cabines peut être ouverte via le menu d'action sous "employés (1) (2).
La structure de la planification des cabines est optimisée pour afficher le plus d'informations possible dans un dialogue et est donc liée à une certaine complexité. Il est recommandé de se familiariser d'abord avec la structure du dialogue.

Le dialogue est fondamentalement structuré en trois lignes. En haut, les temps de travail des employés sont affichés. Un employé par ligne et un jour de travail par colonne. La case du milieu sert à faire défiler horizontalement les jours de l'agenda. Tous les jours d'un mois sélectionné sont toujours affichés. Dans la zone inférieure, les salles de traitement sont listées avec les plages horaires déjà réservés. **Une couleur est automatiquement attribuée aux cabines des traitements afin de pouvoir identifier rapidement quelle cabine a été attribuée dans la zone supérieure.

Dans le détail, chacune des trois lignes est divisée en deux zones horizontales. En haut, à gauche, les employés sont listés et peuvent être limités à l'aide de la fonction de filtre connue. A droite, les heures de travail sont affichées par jour. Une case grise signifie ici qu'aucune cabine de traitement ou domicile n'a été attribuée. Si la case est colorée, cela signifie qu'une cabine de traitement a été attribuée et la couleur permet de voir de quelle cabine il s'agit. Dans la partie inférieure, les cabines de traitement sont listées à gauche, par ligne, et à droite, également par jour, les plages horaires réservées.

Planification concrète des cabines

L'attribution des cabines de traitement se fait toujours dans la partie supérieure sous "Employés". L'idée est d'attribuer progressivement les boîtes grises aux cabines de traitement encore libres.

L'exemple ci-dessus (1) montre comment le temps de travail du mardi de 13h00 à 17h30 de l'employér "Frank der Schrank" est attribué à la cabine de traitement "Mannheim". Pour cela, il faut d'abord cliquer sur la case grise souhaitée (2). Un popup s'ouvre alors et permet d'attribuer une cabine de traitement ou un domicile (3). Après avoir sélectionné la cabine de traitement, il suffit de cliquer sur "Attribuer" (4) pour que la cabine de traitement soit attribuée et s'affiche en couleur chez l'employé (5).

Finesses

La fenêtre contextuelle pour l'attribution d'une cabine de traitement contient de nombreuses informations et quelques simplifications afin de rendre le processus aussi confortable que possible.

Il est tout d'abord possible de choisir si la cabine de traitement doit être attribuée à cette plage horaire (1) ou à l'ensemble de la plage horaire de la planification du temps de travail (2). Le texte indique de quelle période il s'agit (3) et la taille de la plage horaire choisie (4).

Le choix de la cabine de traitement est toujours effectué pour l'ensemble de la plage horaire sélectionnée, c'est-à-dire, dans l'exemple ci-dessus, de 13h00 à 17h30. La plage horaire n'est pas automatiquement réduite à des plages horaires plus petites! C'est pourquoi le choix a été complété par une information indiquant si la cabine de traitement correspondante est encore "Disponible", "Partiellement occupée" ou "Occupée". Ces termes ont la signification suivante :

Disponible

Si la cabine de traitement est "disponible", cela signifie qu'elle n'est pas encore occupée pour la plage horaire correspondante et pour toute la période sélectionnée. Dans l'exemple ci-dessus, cela signifie que la cabine "New York" est encore libre entre 13h00 et 17h30 entre le 01/08/2023 et le 31/12/2024.

Occupée

Si la cabine de traitement est "occupée", cela signifie qu'elle est entièrement réservée pour la plage horaire correspondante et pour toute la période sélectionnée. Dans l'exemple ci-dessus, cela signifierait qu'une cabine de traitement est occupée entre 13h00 et 17h30 pour toute la période, sans une seule exception, du 01/08/2023 au 31/12/2024.

Partiellement occupée

Si la cabine de traitement est "occupée", cela signifie qu'elle est entièrement réservée pour la plage horaire correspondante et pour toute la période sélectionnée. Dans l'exemple ci-dessus, cela signifierait qu'une cabine de traitement est occupée entre 13h00 et 17h30 pour toute la période, sans une seule exception, du 01/08/2023 au 31/12/2024.

Absences

La planification des vacances joue un rôle essentiel dans la planification des cabines. Les périodes d'absence ont pour effet de libérer les cabines de traitement qui ont été épuisées. Par conséquent, si une absence est supprimée, une cabine de traitement doit à nouveau être attribuée au temps de travail ainsi réactivée.

Les groupes d'utilisateurs ont trois objectifs principaux :

1. fonction de filtrage - Dans de nombreux filtres, il est possible de filtrer par groupes d'utilisateurs. Cenplex ne prend alors en compte que les utilisateurs qui sont membres des groupes sélectionnés.
2. droits d'utilisateur - Il est possible de définir des droits d'utilisateur pour les groupes d'utilisateurs. Tous les membres de ce groupe d'utilisateurs "héritent" de ces droits d'utilisateur.

3. Disposition du Dashboard - La disposition des boîtes dans le Dashboard peut être définie par groupe d'utilisateurs, de sorte que le Dashboard ait la même apparence pour tous les membres du groupe.

Gérer les groupes d'utilisateurs

Pour créer de nouveaux groupes d'utilisateurs ou gérer des groupes existants, naviguez vers "Employés" et, via le menu d'action, vers "Gérer les groupes d'utilisateurs" (1).

La boîte de dialogue qui s'ouvre est divisée en trois colonnes. La colonne de gauche affiche tous les groupes existants à l'aide de leur titre et indique le nombre de membres de ce groupe. De nouveaux groupes peuvent être créés en cliquant sur "Nouveau groupe" (2). Les détails du groupe d'utilisateurs sélectionné sont gérés dans la colonne du milieu et identifiés par une désignation parlante (3). Dans la colonne de droite, il y a une liste de tous les membres du groupe sélectionné (4). Le groupe d'utilisateurs sélectionné peut également être supprimé (5).

Définir les droits des utilisateurs

Comme pour les utilisateurs, les groupes d'utilisateurs peuvent être dotés de droits d'utilisateur. Tous les membres de ce groupe héritent de ces droits d'utilisateur. Les droits d'utilisateur peuvent néanmoins être remplacés individuellement en définissant des droits d'utilisateur individuels pour un utilisateur sélectionné. Vous trouverez toutes les informations sur la gestion des droits d'utilisateur dans l'aide aux réglages sous "Droits d'utilisateur".

Définir la mise en page du Dashboard

Il est éventuellement possible de définir la mise en page du Dashboard, c'est-à-dire la disposition et le contenu des boîtes affichées pour tous les membres du groupe sélectionné. Les utilisateurs peuvent ensuite personnaliser ce réglage par défaut pour eux-mêmes.

Modifier les membres du groupe

Les membres du groupe sélectionné peuvent être modifiés directement ici.

Dans le dialogue correspondant, tous les employés sont listés, regroupés par emplacement. Ce faisant, tous les utilisateurs par emplacement sont affichés dans une boîte. Vous pouvez ouvrir ou fermer les boîtes de lêmplacement en cliquant sur la ligne d'en-tête sur fond vert (2). Pour ouvrir ou fermer toutes les boîtes, vous pouvez utiliser les deux boutons sur le bord gauche (1).
Déterminez qui est membre du groupe d'utilisateurs sélectionné en le cochant (3).

Si Cenplex Booking est activé, vous trouverez ici un aperçu du statut de synchronisation de tous les employés actifs avec Cenplex Booking. La boîte de dialogue peut être ouverte en cliquant sur "Synchronisation avec Cenplex Booking" dans le menu d'action (1).

Synchroniser les rendez-vous.

Pour synchroniser les rendez-vous des patients avec Cenplex Booking, la case "Synchroniser les rendez-vous avec Cenplex Booking" doit être cochée (2). A l'inverse, la synchronisation des rendez-vous peut être arrêtée immédiatement en décochant la case. Attention : si la case est décochée, tous les futurs rendez-vous de cet employé seront supprimés dans Cenplex Booking! C'est pourquoi la case ne doit être décochée que si l'employé n'a plus de rendez-vous à venir.

Dans le cas où un employé quitte l'entreprise, il est possible de définir une date jusqu'à laquelle les rendez-vous doivent être synchronisés. C'est-à-dire qu'à partir de la date choisie, plus aucun rendez-vous ne sera synchronisé. La date se réfère alors à la date du rendez-vous (3).

Les rendez-vous peuvent être réservés en ligne.

Cette option permet d'ajouter ou de supprimer immédiatement un employé de la réservation en ligne en tant que thérapeute réservable (4).

On accède à la vue détaillée d'un employé soit en cliquant sur un employé existant dans la liste d'aperçu, soit en créant un nouveau employé. La vue est divisée en deux colonnes.

La colonne de gauche contient toutes les données de base de l'employé, c'est-à-dire le nom, les informations de contact et les informations spécifiques à la profession. Le traitement des données n'est possible qu'après être passé explicitement en Mode de modification. Dans la case la plus basse "Données professionnelles", on saisit des données spécifiques qui sont importantes pour la facturation ou la planification des rendez-vous. Vous trouverez une explication des valeurs correspondantes sous le lien Vue du cabinet.

La boîte "Données utilisateur" affiche le nom d'utilisateur, ainsi que le type d'utilisateur et les rôles d'utilisateur. Il s'agit du nom d'utilisateur que l'employé concerné doit indiquer lors de sa connexion à Cenplex.