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Garantie de paiement
Gérez dans cette section toutes les demandes de garantie de paiement que vous avez créées et envoyées par Cenplex aux assurances. La vue est divisée en deux parties. La partie gauche contient une liste filtrable de toutes les demandes de la garantie de paiement et offre la possibilité de filtrer la liste en fonction d'une plage de dates définissable (1) ou d'effectuer une recherche en texte libre dans la liste (2). Si l'on clique sur une demande, la partie droite affiche tous les détails de la demande sélectionnée et propose différentes actions qui peuvent être effectuées avec la demande.
Pour savoir comment créer et envoyer des demandes de garantie de paiement, consultez Aide produit sous "Planification des rendez-vous" sous Demandes de garantie de paiement.
Liste de toutes les demandes de garantie de paiement
Toutes les demandes de garantie de paiement sont affichées ici sous forme de liste. Chaque ligne contient de nombreuses informations qui aident à identifier une demande spécifique et à la rendre plus claire. Une entrée de liste pour une demande se compose des informations suivantes.
Aperçu sur le statut de la demande de garantie de paiement
Deux symboles indiquent le statut de la demande. Les symboles bleu clair signifient que le statut correspondant est actif. Les symboles en gris signifient le contraire, c-à-d que le statut correspondant n'est pas actif. Les symboles ont la signification suivante dans l'état actif respectif.
Remarque: En mode inactif (grisé), c'est l'inverse qui s'applique.
Fonction de filtrage
Le filtrage de la liste des demandes de garantie de paiement fonctionne exactement comme décrit dans Aide produit sous "Tâches" sous Tâches. Il est possible d'effectuer une recherche en texte libre selon les critères suivants :
- Nom de l'assurance
- Prénom et nom du patient
- Prénom et nom du thérapeute traitant
- Date d'envoi
Plusieurs emplacements
Si Cenplex est utilisé sur plusieurs emplacements, le filtre offre dans ce cas la possibilité supplémentaire de filtrer selon ces emplacements. Vous trouverez plus d'informations sur le thème "plusieurs emplacements" dans cabinet sous Plusieurs emplacements.
Pour filtrer par emplacement, il suffit de cliquer sur le bouton du filtre (1), ou de sélectionner les emplacements souhaités et de cliquer sur "Filtrer" (3) pour filtrer les données correspondantes.
Détails de la demande
Si une demande est sélectionnée dans la liste des demandes de garantie de paiement, les détails correspondants apparaissent dans la partie droite.
La partie supérieure contient des informations sur la série des traitements, le patient, expéditeur de la demande, le destinataire de la demande (assurance), ainsi que des informations sur les prestations prévues à fournir. Les 4 boîtes supérieures peuvent être cliquées pour accéder aux vues correspondantes. Dès que vous passez la souris sur une boîte, une flèche verte apparaît comme indicateur que vous pouvez ouvrir la vue détaillée sous-jacente (1). En cliquant sur le petit crayon vert, à droite de chaque ligne sous "Prestations/Produits", vous pouvez consulter le commentaire de la position correspondante, si vous en avez saisi un (2).
La partie inférieure affiche des informations complémentaires, l'ordonnance jointe, vos remarques (si elles ont été saisies), ainsi que les éventuelles réponses des assurances et le déroulement de l'action. En cliquant sur l'ordonnance, vous pouvez ouvrir le document joint (3).
Actions
Les actions suivantes sont disponibles dans l'en-tête des détails de la demande :
Saisir la réponse
Cenplex reçoit automatiquement les réponses électroniques de l'assurance et les affiche dans la boîte prévue à cet effet. Si vous avez reçu une réponse par courrier et que vous souhaitez la saisir dans Cenplex, commencez par scanner la lettre reçue afin qu'elle soit disponible sous forme de fichier. Si vous cliquez sur "Saisir la réponse", une boîte de dialogue s'ouvre, cliquez sur "Ouvrir le fichier". Sélectionnez la lettre de réponse que vous avez scannée auparavant et cliquez sur "Ouvrir".
Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir des informations supplémentaires sur la réponse. Indiquez quand vous avez reçu la réponse (ligne 2) ou le motif de la réponse (ligne 3), ainsi que, en option, un bref résumé.
Imprimer la garantie de paiement
Pour imprimer une demande de garantie de paiement, sélectionnez cette option de menu. Un aperçu avant impression s'ouvre. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans Aide produit sous "Factures" sous Détails des factures.
Annuler
Vous pouvez annuler à tout moment les demandes de garantie de paiement envoyées. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant (1) et de confirmer le dialogue de la demande (2). Après avoir annulé une demande, vous avez la possibilité de la renvoyer (3).
(image:Stornieren.png alt:Envoyer l'annulation caption:Envoyer l'annulation
Recevoir une nouvelle demande
Les demandes qui ont été annulées peuvent être envoyées à nouveau. Cela est surtout utile lorsque des informations erronées ou incorrectes étaient présentes dans la série de traitements demandée. Commencez donc par apporter toutes les informations complémentaires et les corrections à la série de traitements, puis envoyez à nouveau la demande.
Si des rendez-vous ont déjà été planifiés pour la série de traitement sous-jacente, vous pouvez choisir de prendre comme base de la demande les rendez-vous concrètement planifiés ou le modèle de série attribué (s'il existe). La boîte de dialogue bien connue de demande de garantie de paiement s'ouvre alors. Vous trouverez plus d'informations sur ce dialogue dans planification des rendez-vous sous Demande de garantie de paiement.
Demande de garantie de paiement en blanc
En ergothérapie, il n'est pas rare de faire une demande de garantie de paiement sans liste détaillée des prestations à fournir. En d'autres termes, la demande est simplement faite sur la base de l'ordonnance. Cenplex prend également en charge ce cas de figure. Pour établir une telle "demande en blanc", il convient de suivre les étapes suivantes.
Activer la demande de garantie de paiement en blanc dans le modèle de série
Les demandes en blanc ne peuvent être créées que pour des modèles d'ergothérapie. Il faut donc d'abord créer un modèle du type "ergothérapie" (1).
Pour activer les demandes de garantie de paiement en blanc, cochez la case "Autoriser les demandes de garantie de paiement en blanc" (2) et enregistrez le modèle. Dans les séries pour lesquelles ce modèle a été sélectionné, un nouveau bouton apparaît désormais pour demander de telles demandes en blanc (3).
Modèle de texte d'e-mail
Pour les demandes en blanc, il est possible de prédéfinir un texte d'e-mail individuel (1). Pour ce faire, naviguez dans "Réglages" et ouvrez les réglages relatifs aux textes d'e-mail.
Vous trouverez des informations détaillées sur les modèles de texte d'e-mail et les réglages des e-mails dans Aide produit sous Réglages.
Remarque : Un caractère de remplacement spécial est disponible pour les demandes de paiement par e-mail (3). Le caractère de remplacement "Lien de réponse" permet d'intégrer dans les e-mails envoyés un lien permettant à l'assurance de répondre directement en ligne à la demande. La procédure exacte est décrite plus loin.
Créer une demande en blanc
Les demandes de garantie de paiement en blanc sont transmises par e-mail à l'organisme payeur. Il est impératif qu'une ordonnance ait été déposée dans la série de traitements sous-jacente, car celle-ci est transmise en pièce jointe dans l'e-mail.
Pour créer une demande en blanc, il suffit de cliquer sur le bouton prévu à cet effet (1). Si le bouton n'est pas visible, assurez-vous que vous avez sélectionné un modèle de série pour lequel les demandes en blanc sont autorisées (voir ci-dessus).
Une boîte de dialogue s'ouvre alors avec un texte d'avertissement sur la droite (2) que vous devez lire attentivement. Adaptez les textes dans les champs respectifs si vous le souhaitez et envoyez la demande par e-mail en cliquant sur le bouton "Envoyer" (3).
Une demande en blanc s'affiche avec de petites différences par rapport aux demandes connues jusqu'à présent. Par exemple, aucune ligne spécifique n'a été prédéfinie (1). Dans l'historique des actions, on peut voir quand la demande a été envoyée à quel destinataire.
Utiliser le lien de réponse
Un caractére de remplacement spécial est disponible pour les demandes envoyées par e-mail. Le caractère de remplacement "Lien de réponse" permet d'intégrer dans les e-mails envoyés un lien permettant à l'assurance de répondre directement en ligne à la demande. La procédure exacte à suivre est décrite ci-dessous.
Vous trouverez des informations détaillées sur les modèles de texte d'e-mail et les réglages d'e-mail dans Aide produit sous "Réglages" sous Réglages.
Lien de réponse
Cette section a pour but d'informer le destinataire de l'e-mail, c'est-à-dire l'assurance, des conséquences du lien de réponse. Ainsi, si vous avez utilisé le lien de réponse dans votre e-mail de demande, l'assurance recevra un e-mail avec un bouton correspondant, qui conduit directement à notre "site web de garantie de paiement".
Les liens de réponse générés pour ces e-mails sont des liens à usage unique et sont garantis (dans le monde entier) comme étant uniques par e-mail envoyé. Par mesure de sécurité supplémentaire, les liens ont une durée de vie limitée et deviennent automatiquement invalides après 21 jours.
Si l'assurance clique sur le lien (1), le "site web de la garantie de paiement" s'ouvre et il est possible d'accepter ou de refuser la demande. l'assurance doit alors indiquer le nom de la personne chargée du dossier et peut transmettre une remarque ou un motif. Si la demande est refusée, une remarque ou un motif doit être fourni. En outre, le responsable du dossier a la possibilité de recevoir le refus ou l'autorisation sous forme d'e-mail de confirmation.
Réponses aux demandes
Si un lien de réponse a été utilisé et que l'assurance l'a utilisé pour répondre à la demande, cela conduit aux conséquences suivantes dans Cenplex.
Si la demande a eu une réponse, cette dernière apparaît comme une réponse correspondante dans la demande (1). Si la réponse est positive, c'est-à-dire que la demande a été acceptée, Cenplex génère un document PDF correspondant (4), qui est directement déposé dans la réponse (2), ainsi que dans la série (3). ce document accordé est également transmis automatiquement plus tard dans la facture.