Cenplex Praxissoftware

Alle Funktionen rund um Ihr Fitnesscenter finden Sie im Hauptmenü unter "Fitness".

Der Inhaltsbereich des Fitnessbereichs setzt sich aus zwei Spalten zusammen. Die Linke Spalte enthält dabei ein Untermenü, über das Sie direkten Zugriff auf die einzelnen Fitness-Bereiche haben (1). Die rechte Spalte enthält, wie in Cenplex gewohnt, den Inhaltsbereich und zeigt somit den Inhalt des im Untermenü gewählten Fitness-Bereichs an (2).
Das Untermenü lässt sich auf die Anzeige der Symbole reduzieren, so dass Ihnen mehr horizontaler Platz zur Verfügung steht. Klicken Sie dazu einfach auf das kleine Pfeilsymbol am oberen Ende des Untermenüs (3), um das Menu zu verkleinern oder um es wieder zu vergrößern (4).

Um ein neues Abonnement anzulegen, klicken Sie einfach auf "Neues Abo" in der Kopfzeile. Alle Details zum Anlegen und Verwalten von Abonnements finden Sie weiter unten unter "Abonnements". Per Klick auf den Button "Fitness Management" eröffnen sich Ihnen umfangreiche Möglichkeiten bestimmte Aktionen für viele Abonnements oder Abonnenten gleichzeitig vorzunehmen. Alls Details dazu finden Sie weiter unten unter "Fitness Management".

Der Einstieg in den Fitnessbereich erfolgt immer in Fitness-Übersicht. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Basisinformationen zu verwalten. Die Anpassung der Daten in den jeweiligen Bereichen erfolgt immer durch einen Klick auf den entsprechenden Änderungs-Button, rechts oberhalb der gewünschten Box.

Aktuelle Besucher

Ein Grossteil des Platzes wird von der Übersicht der Besucher des aktuellen Tages eingenommen. Hier erhalten Sie einen Überblick darüber wer heute wann als Besucher erfasst wurde.

Für Besucher, dessen Abonnement bald abläuft und noch kein Folge-Abo besteht, wird die Zeile gelb hervorgehoben. Ist ein Besucher anwesend, dessen Abonnement abgelaufen ist und der über kein aktuell laufendes Abo verfügt, wird die Zeile rot hervorgehoben. Sie können die Zeilen in der Tabelle nach einer gewünschten Spalte sortieren, indem Sie einfach auf die Überschrift klicken (1). Falls Sie die Besuche eines anderen Tages sehen möchten, nutzen Sie das dafür vorgesehene Eingabeelement (2) und wählen Sie den gewünschten Tag aus. Durch einen Klick auf das Personen-Symbol gelangen Sie zum Patienten, bzw. durch einen Klick auf das Fitness-Symbol zum Abonnement und über die Tafel lässt sich ein To-Do für das zugehörige Ab anlegen (3).

Besucher mit ungültigem Abo

Falls Sie die Cenplex Fitness-App zur Erfassung Ihrer Fitnessbesucher nutzen, dann liefert diese Box wervolle Informationen über Besuche, die ohne gültiges Abo erfasst werden. D.h. falls ein Fitnessbunde kein gültiges oder ein pausiertes Abo hat und trotzdem trainiern kommt, wird dieser Besucher hier aufgelistet. Hier fallen auch alle Besuche rein, die ausserhalb der erlaubten Trainingszeiten erfasst wurden, falls diese in der Abovorlage eingeschränkt wurden. Pro Zeile wird ein Abo angezeigt, für welches ein ungültiger Besuch erfasst wurde.

Verwalten Sie alle Grundeinstellungen in diesem Bereich.

Allgemeine Informationen (1)

Falls Sie entsprechend zertifiziert sind, können Sie hier Ihre QualiCert Center ID und die zugehörige ZSR angeben, falls sich diese von Ihrer auf Praxis-Ebene hinterlegten ZSR unterscheidet. Diese wird zum Ausdruck des entsprechenden Zertifikats für Kunden verwendet. Die Funktion zum Ausdruck des QualiCert-Nachweises steht Ihnen im Fitness-Abo des jeweiligen Kunden zur Verfügung. Falls Sie die Cenplex Fitness-App verwenden, können Sie hier eine allgemeine Gebühr für einen Zugangs-Badge oder Token angeben. Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit festzulegen ob und, falls ja, wie die Mehrwertsteuer auf Abrechnungen für Abo-Pausen angewendet werden soll.
Falls für Abrechnungen von Fitness-Abos oder Abo-Pausen ein anderes Zahlungsziel, als auf Praxis-Ebene eingestellt, verwendet werden soll, so kann dies hier ebenfalls festgelegt werden.
Die beiden Werte für "Warnung anzeigen" greifen ebenfalls nur dann, wenn Sie ein Zugangssystem verwenden. In diesem Fall wird einem Abonnenten, dessen Abo innerhalb der hier definierten Frist abläuft ein entsprechender Hinweis im Fitness-Client angezeigt, sobald er sich einbadged.

Fitnesskonto (2)

Alle Abrechnungen, die im Fitnessbereich erstellt werden, verwenden das hier angegebene Konto. Um das erste Abo anzulegen, muss hier zunächst ein Konto angegeben werden, so dass Cenplex Abrechnungen erstellen kann.

NFC-Schreiber (3)

Sie können Trainingsbesuche Ihrer Kunden über Zugangs-Badges oder Tokens erfassen. Falls Sie von Cenplex unterstützte Geräte verwenden, können Sie hier festlegen welches Gerät Sie verwenden, um Zugangs-Badgees für Patienten zu registrieren.

Dokumentvorlagen (4)

Mit den Dokumentvorlagen steht Ihnen ein sehr praktisches Werkzeug zur Verfügung. Sie können hier Microsoft Word-Dokumente hinterlegen und direkt bearbeiten, die mit Platzhalten ausgestattet sind. In der Hilfe zu den Einstellungen zum Patientenbefund und dort unter "Dokumentvorlagen verwenden" ist die Handhabung genau beschrieben. Eine Beispieldatei mit allen unterstützten Platzhaltern können Sie hier herunterladen. Die hier definierten Dokumente lassen sich dann direkt beim Anlegen oder Bearbeiten eines Abonnements auswählen und werden mit den gewünschten Daten gefüllt. Wählen Sie das gewünschte Word-Dokument aus (1) und geben Sie ein Dokumentart an (2).

Vertragstext (5)

Erstellen oder bearbeiten Sie hier den Text, der auf dem Abo-Vertragsausdruck erscheinen soll.

Damit Ihre Kunden Besuche in Ihrem Fitness-Center selbst erfassen können, gibt es eine zusätzliche, unabhängige Fitness-App. Dabei handelt es sich um eine eigene Anwendung, die Sie auf einem Android-Tablet installieren können. Die Anzeige dieser Anwendung ist für Ihre Kunden gedacht und kann individuell angepasst werden. Verbunden mit einem NFC-Kartenleser können Ihre Kunden damit ihre Fitness-Besuche ganz komfortabel selbst erfassen, indem sie einfach ihren Zugangs-Badge vor das Lesegerät halten. Detaillierte Informationen zur Nutzung der Fitness-App finden Sie weiter unten unter "Fitness-App" Beachten Sie, dass die Einstellungen der Zugangsscreens pro Standort vorzunehmen sind.

Für Zugangstoken (Karten, Armbänder, usw.) bei denen unklar ist, ob diese in Verwendung sind, besteht über die "Badge prüfen"-Funktionalität die Möglichkeit einfach rauszufinden, ob der Badge verwendet wird oder nicht. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Funktion an einem Gerät aufrufen, bei dem ein Kartenlesegerät verbunden wurde und öffnen Sie dann den Dialog über den Button in der Kopfzeile.

Das Fitness-Management bietet die Möglichkeit bestimmte Aktionen für viele Abonnenten oder Abonnements gleichzeitig vorzunehmen. Durch einen Klick auf "Fitness-Management" in der Fitnessübersicht, öffnet sich folgender Dialog.

Die Suche

Verfügt Ihre Praxis über mehrere Standorte, so können Sie hier zunächst den Standort auswählen, für den Sie Abonnenten suchen möchten. Die Auswahlbox "Suchen nach" enthält eine Liste von Szenarien, nach denen Sie nach Abonennten suchen können. Je nach Auswahl, kann es sein, dass eine weitere Eingabe von Suchparametern notwendig ist.

Das Ergebnis

Durch einen Klick auf "Abonnenten suchen"(1) wird die Suche ausgeführt und die Ergebnisliste gefüllt (2).

Es erscheint eine Liste von Abonnenten mit einigen Informationen zum Abonnement und Abonnent. Wählen Sie durch aktivieren der Checkbox am linken Rand einer jeden Zeile die Abonnenten aus, für die Sie eine Aktion ausführen möchten. Durch das Anhaken der Checkbox in der Überschriftsspalte (ganz links) werden alle Abonnenten ausgewählt, bzw. abgewählt.

Die Aktionen

Haben Sie die Auswahl getroffen, so klicken Sie auf die gewünschte Aktion. Es stehen die folgenden Aktionen zur Auswahl:

Per Email kontaktieren

Diese Aktion sendet eine Email an alle ausgewählten Abonnenten, bei denen eine Emailadresse hinterlegt ist. Es öffnet sich folgender Dialog.

Beachten Sie, dass die Patienten die E-Mail in der für sie zugeordneten Sprache erhalten, d.h. stellen Sie nochmal sicher, dass es tatsächlich Texte für alle relevanten Sprachen gibt.

Die rechte Box bietet die Möglichkeit Anhänge zu definieren. Hierbei stehen die unter "Einstellungen" hinterlegten Word-Dokumentvorlagen auszuwählen. Diese werden dann pro Abo erzeugt und die Platzhalter gefüllt. Darüber hinaus lassen sich allgemeine Dokumente als direkte Datei-Anhang mitsenden. Der Vorteil der Dokumentvorlagen ist die Möglichkeit diese mit Platzhaltern auszustatten, so dass der Abonnent einen personalisierten Anhang erhält (3).

Es können übrigens Text-Vorlagen in den Einstellungen zum E-Maildienst für das Fitnessmanagement hinterlegt werden. Dadurch lässt sich viel sparen, falls Sie bestimmte Arten von E-Mails häufiger senden. Alle Information dazu finden Sie in der Hilfe zu den Einstellungen des E-Maildiensts.

Erfassen order modifizieren Sie die Nachricht (4), falls gewünscht, und verwenden Sie dazu die Platzhalter (5), um im Emailtext beispielsweise eine persönliche Anrede zu verwenden. Klicken Sie einfach auf den Platzhalter, um ihn an der Stelle, an der der Text-Cursor sitzt, einzufügen.
Durch einen Klick auf "Senden" werden die Emails gesendet. Für jeden Abonnenten, an den die Email erfolgreich gesendet werden konnte, wird das kleine Häkchen am Ende der Zeile in der Übersicht (1) grün ausgefüllt.

Nachricht an Patient

Diese Aktion setzt eine Nachricht für alle ausgewählten Patienten, die diesen beim Einbadgen am Kartenleser angezeigt wird. Vom Prinzip her funktioniert diese Aktion gleich, wie oben für die Email-Aktion bereits beschrieben.

Abos per Ausdruck verlängern

Diese Aktion verlängert alle Abonnements der ausgewählten Patienten, d. h. legt jeweils ein neues Nachfolge-Abo. Dabei wird dieselbe Vorlage verwendet, wie für das aktuell laufende Abo. Als Starttag gilt der Endtag des aktuell laufenden Abos. Auch hier ist der Aufbau und das Vorgehen ähnlich wie oben beschrieben.

Wichtig: Wir empfehlen dringend die Auswahl "Ich möchte jede Abo-Verlängerung überprüfen und einzeln bestätigen" auszuwählen (2). Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit für jede Abo-Verlängerung nochmals eine kleine Sichtkontrolle vorzunehmen und haben die Chance eine Aboverlängerung auszulassen.
Wählen Sie aus welche Dokumente pro Abo gedruckt werden sollen (3 und 4) und klicken Sie auf "Abos verlängern", um den Vorgang zu starten (5). Auch hier arbeitet sich Cenplex durch die Liste der ausgewählten Abonnenten und aktualisiert direkt, für welche Abonnenten die Verlängerung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Abos per E-Mail verlängern

Im Prinzip handelt es sich hierbei um genau die gleiche Funktion wie zuvor beschrieben, mit dem Unterschied, dass die erzeugten Dokumente hier nicht ausgedruckt, sondern direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Diese Funktion ist natürlich nur für Kunden anwendbar, bei denen eine E-Mailadresse hinterlegt wurde.

Dokumente erstellen und drucken

Diese Aktion erstellt und druckt alle ausgewählten Dokumentvorlagen.

Alle Geräte der siebten Generation von Gantner (GT7) können in Cenplex hinzugefügt und zur Validierung von eingelesenen Kundenbadges genutzt werden. Aktuell ist es möglich eine "Ja-Nein"-Entscheidung damit zu treffen, also z. B. "Tür öffnen" oder "Tür nicht öffnen". Dadurch lassen sich alle Zugangsentscheidungen für Gantner GT7-Geräte über Cenplex konfigurieren. Es können beliebig viele Gantner GT7-Geräte in Cenplex verwaltet werden. Die Verwaltung dieser Geräte ist Standort-abhängig, d. h. falls Sie über mehrere Standorte verfügen, müssen Sie die Geräte, die am jeweiligen Standort montiert sind, pro Standort in Cenplex hinterlegen.
Die Entscheidung, ob Zugang gewährt wird oder nicht, kann jedoch Standort-übergreifend getroffen werden, d. h. es ist z. B. möglich einem Fitnesskunden mit einem entsprechenden Abo den Zugang zu allen Standorten zu gewähren.

Informationen aus Cenplex lassen sich mit EGYM synchronisieren. EGYM ist ein Hersteller für Fitnessgeräte. Diese Funktion ist dann sehr hilfreich, falls Sie bereits über Geräte von EGYM verfügen oder planen solche anzuschaffen. Durch die Aktivierung und Verwendung der Schnittstelle lassen sich folgende Informationen aus Cenplex heraus pro aktivem Fitness-Patient mit EGYM synchronisieren:

• Vorname, Nachname, Email, Geburtsdatum, Geschlecht, Foto, Abo-Ende, Zugangskarte, Telefon, Strasse, PLZ, Stadt.
• Der aktivierte Zugangs-Badge (falls vorhanden)
• Die per Badge (oder manuell) erfassten Besuche des Patienten im Fitness

Um die Schnittstelle zu aktivieren, öffnen Sie die Einstellungen zur EGYM-Schnittstelle im Fitness-Bereich (1).

Geben Sie Ihren EGYM-API-Key an, welchen Sie von EGYM erhalten (haben). Sobald die Schnittstelle aktiviert wurde (2), wird Cenplex automatisch Patienten, für die ein neues Abo erfasst wird oder die in Cenplex geändert werden, mit EGYM synchronisieren. Es ist möglich festzulegen welche Daten mit EGYM synchronisiert werden sollen. Neben Informationen zu Mitgliedern, Zugangskarten und Besuchen (3), lässt sich über "Produkte" festlegen (4), ob "Machine Admission" synchronisiert werden soll. Wird "Machine Admission" ausgewählt, so können die EGYM-Geräte mit der Zugangskarte des Patienten nicht mehr aktiviert und verwendet werden, falls das zugrundeliegende Fitnessabo abgelaufen ist.

Besuche erfassen

Die Schnittstelle ist auch in der Lage die "Checkins" der Egym-Geräte zu erkennen und zu verarbeiten. Das bedeutet, falls ein Fitnesskunde sich an einem Egym-Gerät einbadged, wird eine "Checkin-Event"-Benachrichtigung an Cenplex gesendet. Wurde die Option "Checkins von Geräten empfangen und ggf. als Besuch erfassen" aktiviert, so wird Cenplex dieses "Checkin-Event" noch folgender Systematik verarbeiten:
Eigentlich dient die Fitness-App dazu den Trainingsbesuch eines Fitnesskunden zu erfassen. Hat ein Fitnesskunde jedoch vergessen sich bei der Fitness-App einzubadgen, so wird das "Checkin-Event" dazu genutzt, um den Fitnessbesuch trotzdem zu erfassen. D.h. das Checkin-Event kann einmal pro Tag dazu führen, dass ein Besuch des Fitnesskunden erfasst wird. Wurde der Trainingsbesuch bereits erfasst, so wird das Checkin-Event ignoriert.

Synchronisation festlegen

Zusätzlich kann pro Abo festgelegt werden, ob dieses relevant für EGYM ist oder nicht (1). Bzw. lässt sich auch in der Abo-Vorlage vordefinieren, ob bestimmte Abos mit EGYM synchronisiert werden sollen oder nicht (2). Dies ist z. B. für Abos für Gruppenkurse relevant, bei denen keine Trainingsgeräte eingesetzt werden. Hat ein Patient nämlich mehrere parallel laufende Abos, dann wird als Ablaufdatum immer das Abo ausgewählt, bei dem das Ablaufdatum am weitesten in der Zukunft liegt.

Inbetriebnahme

Falls Sie bereits über EGYM-Geräte verfügen, dann können Sie nach der Aktivierung der Schnittstelle über das Fitnessmanagement alle laufenden Abos auf einmal mit EGYM synchronisieren. Ganz wichtig zu wissen ist hier, dass das einzige Kriterium zur Identifikation eines bestehenden Patienten die Emailadresse ist. D.h. falls die Emailadresse in EGYM und Cenplex übereinstimmt, wird Cenplex die Informationen aus Cenplex heraus mit diesem Patient synchronisieren. Somit lassen sich nur Patienten aus Cenplex heraus mit EGYM synchronisieren, bei denen eine Emailadresse hinterlegt ist. Gibt es noch keinen Patienten mit der Emailadresse, die in Cenplex hinterlegt ist, so wird dieser Patient neu angelegt in EGYM. Wählen Sie also zunächst die gewünschten Abos aus (1) und synchronisieren Sie diese anschliessend mit EGYM (3). Um Duplikate in EGYM möglichst zu vermeiden, empfiehlt es sich Ihre Mitgliederliste in EGYM herunterzuladen und hier anzugeben (2). Falls, ein Problem mit der Synchronisation auftritt, erscheint ein rote hinterlegter Blitz beim betroffenen Abo und eine entsprechende, textuelle Meldung im unteren Bereich (4).
Sobald die Schnittstelle aktiv ist, nimmt Cenplex die Synchronisation voll automatisch und im Hintergrund vor. Es ist daher wichtig, dass Änderungen am Patient und dem Fitness-Badge dann nur noch in Cenplex vorgenommen werden.

Aktionen im Abo

Am Abo selbst lässt sich über das Aktionsmenü ein Dialog öffnen, der den Synchronisationsstatus der Daten aus Cenplex mit den Daten in Egym anzeigt (2). Für den Fall, dass es das Mitglied doppelt gibt in EGYM, können Sie die Funktion "EGYM-Sync zurücksetzen" verwenden, um die Zuordnung des Mitglieds in Cenplex zu entfernen (3). Räumen Sie dann die Duplikate in EGYM auf und synchronisieren Sie das Mitglied nochmals aus diesem Dialog in Cenplex heraus (4).

Analog zur EGYM-Schnittstelle, lässt sich auch eine Synchronisation der Fitness-Daten mit Milon einrichten. Auch Milon ist ein Hersteller für Fitnessgeräte.
Durch die Aktivierung und Verwendung der Schnittstelle lassen sich folgende Informationen aus Cenplex heraus pro aktivem Fitness-Patient mit Milon synchronisieren:

• Vorname, Nachname, Email, Geburtsdatum, Geschlecht, Foto, Abo-Ende, Zugangskarte, Telefon, Strasse, PLZ, Stadt.
• Der aktivierte Zugangs-Badge (falls vorhanden)
• Die per Badge (oder manuell) erfassten Besuche des Patienten im Fitness

Um die Schnittstelle zu aktivieren, öffnen Sie die Einstellungen zur Milon-Schnittstelle im Fitness-Bereich (1).

Geben Sie Ihre Milon Studio-ID, sowie Ihren Milon-Zugangstoken an. Beide Informationen erhalten Sie von Milon. Sobald die Schnittstelle aktiviert wurde (2), wird Cenplex automatisch Patienten, für die ein neues Abo erfasst wird oder die in Cenplex geändert werden, mit Milon synchronisieren. Es ist möglich festzulegen welche Daten mit Milon synchronisiert werden sollen. Legen Sie fest, ob Mitgliedern, Zugangskarten und Besuche (3) synchronisiert werden soll.

Zusätzlich kann pro Abo fetgelegt werden, ob dieses relevant für Milon ist oder nicht (1). Bzw. lässt sich auch in der Abo-Vorlage vordefinieren, ob bestimmte Abos mit Milon synchronisiert werden sollen oder nicht (2). Dies ist z. B. für Abos für Gruppenkurse relevant, bei denen keine Trainingsgeräte eingesetzt werden. Hat ein Patient nämlich mehrere parallel laufende Abos, dann wird als Ablaufdatum immer das Abo ausgewählt, bei dem das Ablaufdatum am weitesten in der Zukunft liegt.

Falls Sie bereits über Milon-Geräte verfügen, dann können Sie nach der Aktivierung der Schnittstelle über das Fitnessmanagement alle laufenden Abos auf einmal mit Milon synchronisieren. Ganz wichtig zu wissen ist hier, dass das einzige Kriterium zur Identifikation eines bestehenden Patienten der genaue Name ist. D.h. falls der Vor- und der Nachname ganz genau in Milon und Cenplex übereinstimmt, wird Cenplex die Informationen aus Cenplex heraus mit diesem Patient synchronisieren. Somit lassen sich nur Patienten aus Cenplex heraus mit Milon synchronisieren, bei denen der Name genau die gleiche Schreibweise hat. Wählen Sie also zunächst die gewünschten Abos aus (1) und synchronisieren Sie diese anschliessend mit Milon (2). Falls, ein Problem mit der Synchronisation auftritt, erscheint ein rote hinterlegter Blitz beim betroffenen Abo und eine entsprechende, textuelle Meldung im unteren Bereich (3).
Sobald die Schnittstelle aktiv ist, nimmt Cenplex die Synchronisation voll automatisch und im Hintergrund vor. Es ist daher wichtig, dass Änderungen am Patient und dem Fitness-Badge dann nur noch in Cenplex vorgenommen werden.

Aktionen im Abo

Am Abo selbst steht die Möglichkeit zur Verfügung die Profil-Seite des Mitglieds bei Milon im Webbrowser zu öffnen (1). Darüber hinaus lässt sich über das Aktionsmenü ein Dialog öffnen, der den Synchronisationsstatus der Daten aus Cenplex mit den Daten in Milon anzeigt (2).

Analog zur EGYM-Schnittstelle, lässt sich auch eine Synchronisation der Fitness-Daten mit MyWellness, bzw. Technogym einrichten. Technogym ist ebenfalls ein Hersteller für Fitnessgeräte.
Durch die Aktivierung und Verwendung der Schnittstelle lassen sich folgende Informationen aus Cenplex heraus pro aktivem Fitness-Patient mit MyWellness synchronisieren:

• Vorname, Nachname, Email, Geburtsdatum, Geschlecht, Foto, Sprache, Abo-Start, Abo-Ende, Zugangskarte, Telefon, Strasse, PLZ, Stadt.
• Der aktivierte Zugangs-Badge (falls vorhanden)
• Die per Badge (oder manuell) erfassten Besuche des Patienten im Fitness

Um die Schnittstelle zu aktivieren, öffnen Sie die Einstellungen zur MyWellness-Schnittstelle im Fitness-Bereich (1).

Geben Sie Ihren MyWellness API-Key, sowie Ihre MyWellness Studio-Url an. Beide Informationen erhalten Sie von MyWellness. Sobald die Schnittstelle aktiviert wurde (2), wird Cenplex automatisch Patienten, für die ein neues Abo erfasst wird oder die in Cenplex geändert werden, mit MyWellness synchronisieren. Es ist möglich festzulegen welche Daten mit MyWellness synchronisiert werden sollen. Legen Sie fest, ob Mitgliedern, Zugangskarten und Besuche (3) synchronisiert werden soll. Darüber hinaus können Sie angeben mit welcher Art von Ausweismedium Sie grundsätzlich arbeiten. Hinweis: Diese Einstellung lässt sich individuell, pro Patient übersteuern, falls Sie unterschiedliche Ausweismedien verwenden.

Zusätzlich kann pro Abo festgelegt werden, ob dieses relevant für MyWellness ist oder nicht (1). Bzw. lässt sich auch in der Abo-Vorlage vordefinieren, ob bestimmte Abos mit MyWellness synchronisiert werden sollen oder nicht (2). Dies ist z. B. für Abos für Gruppenkurse relevant, bei denen keine Trainingsgeräte eingesetzt werden. Hat ein Patient nämlich mehrere parallel laufende Abos, dann wird als Ablaufdatum immer das Abo ausgewählt, bei dem das Ablaufdatum am weitesten in der Zukunft liegt. Die Einstellungen zum Zugangsbadge (Ausweismediums) des Patienten bieten die Möglichkeit die Art des Ausweismediums individuell für den Patient zu ändern.

Falls Sie bereits über MyWellness-Geräte verfügen, dann können Sie nach der Aktivierung der Schnittstelle über das Fitnessmanagement alle laufenden Abos auf einmal mit MyWellness synchronisieren. Ganz wichtig zu wissen ist hier, dass das wichtige Kriterium zur Identifikation eines bestehenden Patienten der Vorname, Nachname sowie das Geburtsdatum ist. D.h. falls diese Informationen in MyWellness und Cenplex genau übereinstimmen, wird Cenplex die Informationen aus Cenplex heraus mit diesem Patient synchronisieren. Gibt es noch keinen Patienten in MyWellness gibt, bei dem diese Informationen übereinstimmen, so wird dieser Patient neu angelegt in MyWellness. Wählen Sie also zunächst die gewünschten Abos aus (1) und synchronisieren Sie diese anschliessend mit MyWellness (2). Falls, ein Problem mit der Synchronisation auftritt, erscheint ein rote hinterlegter Blitz beim betroffenen Abo und eine entsprechende, textuelle Meldung im unteren Bereich.
Sobald die Schnittstelle aktiv ist, nimmt Cenplex die Synchronisation voll automatisch und im Hintergrund vor. Es ist daher wichtig, dass Änderungen am Patient und dem Fitness-Badge dann nur noch in Cenplex vorgenommen werden.

Aktionen im Abo

Am Abo selbst steht die Möglichkeit zur Verfügung die Profil-Seite des Mitglieds bei MyWellness im Webbrowser zu öffnen (1). Darüber hinaus lässt sich über das Aktionsmenü ein Dialog öffnen, der den Synchronisationsstatus der Daten aus Cenplex mit den Daten in MyWellness anzeigt (2).

Der Dialog bietet zudem die Möglichkeit eine neue Synchronisation auszulösen (4) oder das Profil des Patienten bei MyWellness zu löschen (3).

Synchronisation von TGS-Schlüsseln
TGS-Schlüssel lassen sich ausschliesslich durch ein von Technogym bereitgestelltes Schlüssel-Schreibgerät einem Patienten in Cenplex zuordnen. Wurde das TGS-Gerät ordnungsgemäss installiert und ist per USB mit den PC verbunden, auf dem Cenplex läuft, so entdeckt Cenplex das TGS-Gerät automatisch, wenn die "Zugangskontrolle" aus dem Abo heraus geöffnet wird.
TGS-Schlüssel lassen sich nur bei bestehenden Abos zuordnen, d. h. für neue Abos muss dieses zunächst angelegt (gespeichert) werden. Den "Zugangskontrolle"-Dialog finden Sie im Abo des Patienten (1).

Stecken Sie den gewünschten Schlüssel im Gerät ein und klicken Sie auf "Schlüssel zuweisen" (2). War die Zuweisung erfolgreich, dann wird im unteren, linken Bereich die "Token-ID" des Schlüssels angezeigt. Ergänzen Sie ggf. noch die Depot-Gebühr im unteren, rechten Bereich und klicken Sie abschliessend auf "Speichern" (3).
Um einen TGS-Schlüssel zu entfernen, öffnen Sie den gleichen Dialog und klicken Sie im oberen Bereich auf "Zugangstoken deaktivieren":

Der Fitnessclient wird ab dem 31.12.2024 nicht mehr weiterentwickelt. Er kann jedoch noch bis zum 31.12.2025 genutzt werden.
Der Kunden-Support für den Fitnessclient wird am 31.12.2025 eingestellt.
Bitte steigen Sie sobald wie möglich auf die Cenplex Fitness-App um.

Die Fitness App ermöglicht eine erleichterte Erfassung der Fitness-Besuche Ihrer Kunden. Es handelt sich dabei um eine konventionelle App, die auf einem Tablet läuft, welches mit einem NFC-Kartenleser verbunden ist. Ihre Kunden können damit komfortabel Ihre Fitness-Besuche selbst erfassen, indem sie einfach ihren Zugangs-Badge vor das Lesegerät halten und bei mehreren laufenden Abos das korrekte Abo für ihren Besuch auswählen. Anschliessend werden dem Kunden verschiedene Informationen zu seinem Abo angezeigt.

Falls kein gültiges Abo vorhanden ist, das gewählte Abo zur aktuellen Uhrzeit nicht gültig ist, oder das Abo sich in einer Abo-Pause befindet, wird eine entsprechende Warnung angezeigt (1) und, falls eingestellt, ein Ton abgespielt. Ebenfalls werden hier die in Cenplex hinterlegten Nachrichten für den Patienten angezeigt (2).

Cenplex greift auch im Fitnessbereich auf das gewohnte Vorlagen-Prinzip zurück. D.h. Sie können beliebige viele, individuelle Vorlagen für Fitnessabonnements erstellen. Diese Vorlagen vereinfachen das Anlegen von neuen Abonnements erheblich, so dass Sie in der Lage sind neue Abonnements in wenigen Sekunden zu erfassen. Um eine neue Abovorlage zu erstellen oder eine bestehende zu bearbeiten, klicken Sie auf "Abovorlagen" im Fitnessmenü (1).

Die sich öffnende Abovorlagen-Ansicht setzt sich aus zwei Spalten zusammen. Die linke Spalte zeigt einer Liste aller bestehenden Abovorlagen an (2). Die rechte Spalte zeigt die Details der in der linken Spalte gewählten Vorlage an (3). Abovorlagen, die nicht mehr benötigt werden, können jederzeit deaktiviert werden. Um deaktivierte Abovorlagen mit anzuzeigen, einfach auf den Button "Deaktivierte anzeigen" klicken.

Neue Abovorlage

Um eine neue Abovorlage anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neue Abovorlage" in der Kopfzeile (4). Es wird eine neue Abovorlage erstellt, der Vorlagen-Liste hinzugefügt und direkt ausgewählt.

Abovorlage bearbeiten

Alle Informationen einer Abovorlage lassen sich jederzeit bearbeiten. Die meissten Anpassungen haben dabei keine Auswirkung auf bestehende Abonnements, sondern werden nur bei neu angelegten Abonnements wirksam, die die geänderte Abovorlage verwenden. Im Inhaltsbereich gibt es folgende Boxen.

Vorlagedetails

Diese Box enthält alle allgemeinen Informationen zur Abovorlage. Wählen Sie einen sprechenden Namen, so dass Sie bei der Auswahl der Abovorlage wissen, was sich dahinter verbirgt. Falls Sie sehr viele Abovorlagen haben, dann können Sie "Tags" (englisch) definieren, also Suchwörter, durch die Sie Vorlagen einer bestimmten Art schneller finden können. Bestimmen Sie die Dauer des Abonnements. Die Dauer kann sich auf wenige Tage bis mehrere Jahre belaufen. Falls Sie Ihren Kunden Trainingskontrollen (im weitesten Sinne sind das Termine mit einem Fitnesstrainer) im Preis inklusive bieten, so können Sie hier die Anzahl festlegen.

Es ist grundsätzlich möglich Besuche, die für ein Abo erfasst werden automatisch als Termin in einer verknüpften Serie anzulegen. Dies ist beispielsweise für MTT-Serien sehr komfortabel. Auf diese Art und Weise wird pro Fitnessbesuch des Patienten ein Termin auf seine MTT-Serie gebucht. Setzen Sie das Häkchen, falls erfasste Besuche zusätzlich auf eine Serie gebucht werden sollen. Falls sich der Patient mehrmals am gleichen Tag einbatchen sollte, können Sie festlegen, dass maximal ein Termin auf die verknüpfte Serie pro Tag gebucht wird.

Falls eine Schnittstelle zu Egym, Milon oder MyWellness aktiv ist, können Sie zudem festlegen, ob Abos mit dem entsprechenden System synchronisiert werden sollen.

Dauer und Anzahl Besuche

Für Fälle, in denen sowohl eine Dauer, wie eine maximale Anzahl an Besuchen überwacht werden soll, steht die Option "Dauer UND Besuche berücksichtigen" zur Verfügung. In diesem Fall wird zunächst die Dauer definiert und zusätzlich eine Anzahl an Besuchen.

Serienvorlage zuordnen

Die oben erwähnte Funktion zur Zuordnung einer Behandlungsserie und dem damit verbundenen Anlegen von Terminen bei Abo-Besuchen lässt sich vollständig automatisieren, in dem eine Serienvorlage zugeordnet wird.

Wird eine Serienvorlage zugeordnet, dann geht Cenplex beim Erfassen eines Besuchs folgendermassen vor:

• Es wird ein Besuch für das Abo erfasst
• Cenplex sucht beim betroffenen Patienten nach einer offenen, bestehenden Behandlungsserie mit der hier definierten Serienvorlage. "Offen" bedeutet, dass die Serie noch nicht abgeschlossen wurde und dass noch nicht so viele Termine erstellt wurden, wie in der Serienvorlage festgelegt.
• Falls keine Serie gefunden wurde, legt Cenplex eine neue Serie für diesen Patient an
• Und bucht den Termin zur Zeit des Besuchs mit der, in der Serienvorlage definierten, Dauer auf diese Serie.

Preise

Hier besteht die Möglichkeit unterschiedliche Preismodelle festzulegen, die beim Anlegen eines entsprechenden Abos dann zur Verfügung stehen. So können Sie einen Einzelpreis festlegen, einen Monatspreis und Raten definieren. Darüber hinaus können Sie eine sogenannte Pausen-Penalty festlegen, falls Sie das in Ihrem Fitness-Center anbieten. Die Pausen-Penalty kann dafür verwendet werden, dem Patient die Möglichkeit unter Zahlung dieser Pausen-Penalty sein Abonnement für eine bestimmte Zeit auszusetzen. Sie können diese Pausen komfortabel direkt im Abo des Kunden erfassen und wählen, ob Sie eine Pausen-Penalty berechnen möchten oder nicht.

Es ist möglich einen Teil des Preises für das Fitnessabo als Gutschrift zu deklarieren. Diese Gutschrift lässt sich mit jeder Art von privater, pauschaler oder EMR-Behandlung verrechnen. Da Gutschriften von der Abrechnung des Fitnessabos abhängt, ist es aus pragmatischen Gründen nur möglich die Gutschrift im Zusammenhang mit einem Einzelpreis zu verwenden.

Abogültigkeit

Falls gewünscht, können Sie festlegen zu welchen Wochentagen und/oder Zeiten das Abo genutzt werden darf. Tragen Sie hier nichts ein, falls das Abo ganz regulär zu Ihren Geschäftszeiten gilt. Diese Option ist für Abovorlagen gedacht, bei denen der Kunde beispielsweise nur Vormittags trainieren darf. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button um Zeitbreiche zu definieren oder zu bearbeiten (1). Die Bedienung des Dialogs ist analog zum oben beschriebenen Vorgehen zur Pflege der Praxisöffnungszeiten. Hinweis: Änderungen an den Zeitbereichen hat sofortige Auswirkung auch auf alle bestehenden Abos, die mit dieser Vorlage erstellt wurden.

Gantnergeräte festlegen

Falls Sie die Schnittstelle zu Gantner-Geräten nutzen, dann haben Sie hier die Möglichkeit festzulegen welche Geräte mit dieser Abovorlage verwendet werden dürfen.
Durch einen Klick auf "Speichern" werden alle Änderungen übernommen. Falls Sie eine Abovorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese auswählen und über den Button "Vorlage deaktivieren" stilllegen.

Im Fitnessbereich dreht sich alles um Ihre Fitness-Abonnements. Es gibt zwei unterschiedliche Anzeige-Möglichkeiten für Abos. Alle Abos, die Sie während der laufenden Cenplex-Benutzer-Session angesehen haben, stehen Ihnen unter dem Menüpunkt "Zuletzt angesehene Abos" zur Verfügung (1). Einen Überblick über alle Abos erhalten Sie über die Auswahl des Menüs "Abos" (2).

Neues Abo anlegen

Um ein neues Abo anzulegen, können Sie in der Fitness-Übersicht einfach auf "Neues Abo" in der Kopfzeile klicken, oder wählen Sie in der Abo-Ansicht im Aktionsmenü der Abo-Liste "Neues Abo" aus. Es öffnet sich ein Dialog zur Angabe aller notwendigen Informationen.

Im rechten Bereich haben Sie die Möglichkeit eine Abovorlage auszuwählen, die im besten Falle sämtliche folgenden Einstellungen für Sie bereits vornimmt (6). Bestimmen Sie die Laufzeit des Abos, ordnen Sie eine Serie zu, falls gewünscht und legen Sie den Preis fest (7).

Verwenden Sie ein von Cenplex unterstütztes Zugangssystem, dann können Sie hier direkt einen entsprechenden Zugangs-Badge für den Kunden registrieren (3). Legen Sie den Badge dazu einfach kurz auf das Schreibgerät, nachdem Sie den Patient ausgewählt haben. Cenplex zeigt die Informationen zum registrierten Zugangs-Badge an, sobald dieser bereit ist. Danach können Sie ihn vom Schreibgerät nehmen.

Für den Fall, dass Sie die Gantner-Schnittstelle nutzen, kann hier festgelegt werden welche Geräte über dieses Abo aktiviert werden dürfen (4).

Falls Dokumentvorlagen definiert wurden, stehen Ihnen diese hier zur Auswahl, um direkt mit dem Abo angelegt zu werden (5). Wählen Sie einfach die gewünschten Dokumente mit aus.

Mehrwertsteuer

Falls die Mehrwertsteuer berechnet werden soll, lässt sich dies einfach per Häkchen erledigen (1). Cenplex zeigt die anfallende Mwst. und den angewendeten Mwst-Satz direkt darunter an.

Falls ein Abo über einen Jahreswechsel läuft, an dem eine Änderung des Mehrwertsteuersatzes ansteht, so kann Cenplex die entstehende Abrechnung für das Abo automatisch in zwei Positionen aufteilen, so dass für beide Jahre der korrekte Mwst-Satz angewendet wird. Diese Option ist standardmässig aktiviert. Falls Sie die Abrechnung nicht aufteilen, dann gilt das Startdatum des Abos als ausschlaggebend für den angewendeten Mwst-Satz. Obiges Beispiel zeigt genau wie eine Aufteilung berechnet wird. Das Abo hat einen Preis von 1200 CHF netto (2) und läuft vom 01.09.2023 - 31.08.2024 (3), was einer Laufzeit von 364 Tagen entspricht. Die Aufteilung erfolgt anteilig auf Basis der in die beiden Jahre fallende Anzahl von Tagen (4). Die erste Zeile errechnet den Preis also anhand der Formel: 1200 CHF * (121 Tage / 364 Tage) = 398.90 CHF.

Abo Details

Öffnen Sie ein bestehendes Abo, so werden alle Informationen im Zusammenhang mit diesem Abo angezeigt. Neben den Informationen zum Abonnenten werden Informationen mit entsprechenden Anpassungsmöglichkeiten angezeigt.

Termine einer zugeordneten Serie

Falls diesem Abo eine Behandlungsserie zugeordnet wurde, so lassen sich alle Termine dieser Serie direkt im Abo anzeigen. Diese Box ist nur dann sichtbar, wenn eine Serie zugeordnet wurde. Klicken Sie einmal in die Box, um die Termine zu laden. Durch einen Klick auf den Bearbeiten-Button lässt sich die Behandlungsserie öffnen.

Vertrag erhalten

Über den Button "Vertrag erhalten" in der Kopfzeile eine gewählten Abos können Sie festhalten, dass der Abo-Vertrag an den Patienten übergeben, bzw. Sie diesen unterschrieben zurückerhalten haben. Sobald Sie den Button angeklickt haben, wird das aktuelle Datum gespeichert und im Abo auf der rechten Seite unter "Zusatzinformationen" angezeigt.

Abo-Pausen

Abo-Pausen können genutzt werden, um die Laufzeit des Abos in Absprache mit dem Patienten zu verlängern, weil dieser die Inanspruchnahme des Abos für einen bestimmten Zeitraum aussetzen möchte. Bei der Erfassung einer Abo-Pause kann eine sogenannte Pausen-Penalty berechnet werden. Ist dies der Fall, erstellt Cenplex direkt eine Abrechnung für diese Pausen-Penalty. Die Abrechnung wird dann unter den Abrechnungen für dieses Abo (unten links) angezeigt.

Aktionsmenü

Über das Aktionsmenü des gewählten Abos haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Dokumente, wie z. B. den Vertrag, eine Depot-Quittung, etc auszudrucken. Darüber hinaus können Sie folgende Aktionen vornehmen.

Abo verlängern

Abo verlängern bedeutet im Prinzip ein neues Abo direkt im Anschluss an das laufende Abo zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialog mit der Möglichkeit individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Abo soll nicht verlängert werden

Läuft ein Abo bald ab, so hebt Cenplex dieses in der Aboliste durch ein entsprechendes Icon hervor. Für Kunden, die ihr Abo nicht verlängern möchten, kann eine entsprechende Markierung durch die Auswahl dieser Aktion vorgenommen werden. Diese Einstellung hat auch Einfluss auf die in der Aboliste zur Verfügung stehenden Filter.

Abo neu berechnen

Falls Sie Änderungen am Abo vorgenommen haben, können Sie eine neue Abrechnung für das Abo erstellen. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, denn die alte, bestehende Abrechnung wird in diesem Fall gelöscht!

Druckcenter

Es gibt mehrere Dokumente, die pro Abonnement gedruckt werden können. Das Druckcenter bietet die Möglichkeit mehrere Dokumente gleichzeitig zu drucken.

Hinweis: Der automatische Ausdruck für angehängte Dokumente funktioniert nur für Word- und PDF-Dateien.

E-Mail-Center

Der E-Mail-Dialog bietet in bekannter Art und Weise die Möglichkeit alle Dokumente und/oder Druckvorlagen des gewählten Abos per E-Mail zu versenden.

Abo löschen

Löscht das gewählte Abo und alle zugeordneten Abrechnungen.

Pro Abo besteht die Möglichkeit beliebig viele Produkte zu sammeln, die später abgerechnet werden sollen. Dies kann für Konsumation von Getränken oder Snacks sehr hilfreich sein, damit der Kunde nicht jeden kleinen Betrag direkt bezahlen muss. Cenplex erstellt immer am ersten Tag eines neuen Monats (1.1., 1.2. usw.) automatisch eine Abrechnung für die gesammelten Posten. Natürlich kann auch jederzeit vorher manuell abgerechnet werden.

Einen besonderen Fall stellen MTT-Abos dar (Medizinische Trainings-Therapie). Damit lassen sich Fälle abdecken, in denen ein Fitness-Abo praktisch durch eine MTT-Verordnung finanziert wird. Das lässt sich sehr gut in Cenplex abbilden. Zur Umsetzung dieses Falles wird eine MTT-Behandlungsserie für den Patient benötigt, welche regulär abgerechnet wird und ein Fitness-Abo für einen Preis von 0 CHF, welches mit der MTT-Serie verknüpft wird.

Abo-Vorlage über 0 CHF

Damit das Anlegen eines neuen Abos für MTT-Serien schnell und einfach funktioniert, empfiehlt es sich zunächst eine passende Abo-Vorlage über 0 CHF anzulegen (1).

MTT Serie anlegen und verknüpfen

Als MTT-Serie gilt eine Behandlungsserie in dessen zugrunde liegender Serienvorlage mindestens einem Termin der Taxpunkt 7340 zugewiesen wurde.

Stellen Sie also sicher, dass Sie über eine passende MTT-Serienvorlage verfügen (1) und legen Sie dann für den entsprechenden Patienten zunächst eine leere Behandlungsserie mit einer solchen MTT-Vorlage an (2). Wechseln Sie nun in den Fitnessbereich in Cenplex und legen Sie ein neues Abo für den gleichen Patienten an. Wichtig ist, dass sie nun die oben angelegte Abo-Vorlage auswählen, so dass ein Abo über 0 CHF angelegt wird (4). Cenplex erkennt hier nun bereits, dass der gewählte Patient über eine MTT-Serie verfügt und gibt diese direkt zur Auswahl (3).

Besuche erfassen

Cenplex wird nun alle erfassten Besuche (1) automatisch auch bei der zugeordneten MTT-Serie eintragen (2). Dabei ist es egal, ob der Besuch manuell in Cenplex erfasst wird oder per Badge des Patienten über die Fitness-App.

Achtung: Wird ein Besuch gelöscht, so bleibt der Termin erhalten! Falls sie den MTT-Termin in der Serie ebenfalls entfernen möchten, dann müssen Sie diesen zusätzlich löschen.

Die Auswertungsfunktion in Cenplex kann auch für den Fitnessbereich sehr gut eingesetzt werden. Folgende Beispiele sollen dabei helfen die Auswertungen in Cenplex so zu nutzen, dass sie z. B. das Controlling im Fitness unterstützen.