Cenplex Software

Il est possible de modifier l'ordre des thérapeutes affichés. Pour cela, il suffit d'ouvrir le menu de sélection des thérapeutes et de passer la souris sur l'image du thérapeute qui doit être déplacé jusqu'à ce que le pointeur de la souris se transforme en une double flèche (1). Cliquer sur le thérapeute à déplacer avec le bouton gauche de la souris et maintenir le bouton de la souris enfoncé. Il suffit maintenant de déplacer le curseur de la souris à la position où le thérapeute doit être affiché et de relâcher le bouton de la souris (2). Une ligne grise indique l'endroit où le thérapeute est déplacé (3).

Trois nuances de gris sont utilisées au total pour représenter la période d'ouverture du cabinet et le temps de travail de l'employé correspondant. Le gris foncé (3) signifie que le cabinet est fermé pendant la période correspondante. Le gris moyen (2) signifie que le cabinet est ouvert, mais que l'employé correspondant n'a pas d'horaire de travail prévu à ce moment là. La nuance de gris clair (5) indique le temps de travail de l'employé. Les temps de pause sont affichés en bleu (4) et les temps de travail de domicile sont affichés dans la couleur choisie (3). L'utilisation des domiciles dans la planification du temps de travail est expliquée dans Aide produit, "Employé" sous Heures d'ouverture du cabinet et temps de travail

L'heures d'ouverture du cabinet ou le temps de travail sont affichées en arrière-plan, c'est-à-dire que les rendez-vous planifiés se situent au-dessus. Pour que l'on puisse voir quel type de temps de planification se trouve en arrière-plan, la barre de gauche, en couleur, reste toujours visible.

Pour les temps de travail à domicile, la barre étroite de gauche dispose en outre d'un "Effet de survol de la souris" qui permet de rendre visible dans quel domicile le temps de travail est planifié, si la zone est entièrement recouverte par des rendez-vous.

Il est possible de planifier différents types de temps de travail. Vous trouverez un aperçu des types respectifs et de ce qu'ils signifient dans aide produit sous "Employés" sous Temps de travail. Comme il s'agit ici de la représentation du temps de travail, l'affichage dans l'agenda sert uniquement d'information.

Les jours de vacances et les jours fériés sont affichés en bleu (1) et indiquent la Désignation vacance ou jour férié. Les temps de pause sont également affichés en bleu et sont signalés par "pause" (2). Tampon d'heures supplémentaires apparaissent en bleu semi-transparent (3) et sont signalées par "tampon d'heures supplémentaires". Les heures de bureau apparaissent en violet semi-transparent (4) et sont signalées par "Heures de bureau".

La représentation d'un rendez-vous de traitement classique se fait en vert "Cenplex". Le schéma suivant explique quelles informations sont représentées dans le rendez-vous.

Vous trouverez plus d'informations sur la manière dont Cenplex vous aide à saisir toutes les informations importantes pour la facturation dans aide produit sous Tâches.

Notes dans le rendez-vous

Le symbole du crayon n'apparaît que si des remarques ont été saisies dans le rendez-vous. Si l'on passe la souris sur le crayon, une info-bulle apparaît avec la remarque saisie.

Rendez-vous à l'extérieur

Si un rendez-vous est un rendez-vous à l'extérieur, cela sera désormais indiqué par un petit triangle vert foncé dans le coin supérieur gauche. Si l'on passe la souris sur le coin, une info-bulle apparaît avec un texte explicatif.

Rendez-vous en heures supplémentaires

S'il s'agit d'un rendez-vous qui a lieu dans un "tampon de temps supplémentaire", cela est désormais indiqué par un petit triangle bleu foncé dans le coin inférieur droit. Si l'on passe la souris sur le coin, une info-bulle apparaît avec un texte explicatif. Vous trouverez plus d'informations sur d'heures supplémentaires et la planification du temps de travail dans Aide produit sous "Employés" sous "Temps de travail-Centre de planification".

Vue rapide

Les rendez-vous en série peuvent être cliqués. Un simple clic gauche de la souris permet d'ouvrir la vue rapide du rendez-vous sélectionné. La vue rapide contient de nombreuses informations supplémentaires et offre la possibilité d'effectuer directement différentes actions avec le rendez-vous.

Les zones particulièrement mises en évidence indiquent les possibilités de navigation. En cliquant sur le nom du patient tout en haut, la vue du patient s'ouvre. Il en va de même lorsque l'on clique n'importe où dans la zone "Informations sur le patient". Si l'on passe la souris sur cette zone, une grande flèche verte apparaît à droite pour indiquer qu'il est possible de naviguer directement vers le patient.
Si vous cliquez sur l'adresse e-mail du patient (si elle existe), la boîte de dialogue de votre programme de messagerie standard, par exemple Outlook, s'ouvre. Les adresses e-mail peuvent être cliquées n'importe où dans Cenplex pour envoyer un e-mail à cette adresse.

En cliquant sur les ciseaux (1), vous pouvez découper le rendez-vous, ceci est expliqué plus en détail Ici En cliquant sur le panneau avec la croix (2), vous accédez au centre de traitement du patient et en cliquant sur le crayon (3), la série de traitements sous-jacente s'ouvre (vue en série).

Remarque: La vue en série peut également être ouverte directement en double-cliquant sur le rendez-vous souhaité dans l'agenda.

Les travaux qui ne sont pas directement liés aux patients ou aux rendez-vous de traitement peuvent être planifiés comme heures d'administration". Ce type de rendez-vous ne peut être planifié que directement dans l'agenda et est affiché en violet. Le graphique suivant explique quelles informations sont affichées pour un rendez-vous admin.

En cliquant sur Temps Admin, on ouvre sa vue rapide. Ici, toutes les informations détaillées sont visibles et peuvent être directement modifiées.

Les rendez-vous généraux sont en principe des rendez-vous individuels auxquels vous pouvez attribuer les ressources et les patients de votre choix. Comme leur nom l'indique, ces rendez-vous ne peuvent pas être facturés. Par exemple, ce type de rendez-vous peut être utilisé pour planifier des contrôles de formation. Les rendez-vous généraux sont affichés en jaune. Le graphique suivant explique quelles informations sont affichées pour un rendez-vous général.

En cliquant sur un rendez-vous gratuit, l'aperçu s'ouvre. Toutes les informations détaillées y sont visibles et peuvent être directement modifiées. Vous pouvez naviguer directement vers les patients attribués en cliquant simplement sur le patient souhaité. Si vous passez avec la souris sur un patient, une flèche verte apparaît à droite pour indiquer que vous pouvez naviguer directement vers le patient.

Les rendez-vous de groupe sont un type particulier de rendez-vous de traitement et sont donc affichés en jaune. La différence avec un rendez-vous de traitement normal est qu'un rendez-vous de groupe peut être attribué à un nombre quelconque de personnes

En cliquant sur un rendez-vous de groupe, on ouvre sa vue rapide. Toutes les informations détaillées y sont visibles et peuvent être directement modifiées.

Les rendez-vous peuvent être déplacés directement dans l'agenda, au sens propre du terme. Pour cela, il suffit de cliquer sur le rendez-vous souhaité avec le bouton gauche de la souris et de maintenir le bouton de la souris enfoncé. Vous pouvez maintenant déplacer le rendez-vous en faisant glisser la souris jusqu'à la date souhaitée. Relâchez le bouton gauche de la souris lorsque le rendez-vous se trouve à l'endroit souhaité. Ce processus est appelé glisser-déposer. Vous pouvez également déplacer les rendez-vous sur les temps de pause, les heures de bureau, les marges d'heures supplémentaires et les vacances. En principe, Cenplex le permet.

Remarque: Dans la vue du jour, les rendez-vous peuvent également être déplacés vers d'autres thérapeutes (colonnes).

Erreurs possibles

Les rendez-vous ne peuvent toutefois pas être déplacés partout. Afin d'éviter les collisions de rendez-vous, les rendez-vous ne peuvent pas être déplacés sur d'autres rendez-vous ou en dehors des heures d'ouverture du cabinet. Si le rendez-vous à déplacer recouvre (même partiellement) un autre rendez-vous, il revient automatiquement à son emplacement d'origine lorsque le bouton de la souris est relâché.
Un rendez-vous planifié a parfois de nombreuses dépendances. Ainsi, il se peut qu'un rendez-vous ne puisse pas être déplacé à l'endroit souhaité, par exemple parce qu'une salle attribuée est déjà réservée à la date souhaitée. Dans un tel cas, Cenplex affiche un message correspondant et replace le rendez-vous à son emplacement initial.

Il est possible de saisir différents types de rendez-vous directement dans l'agenda. Pour ce faire, il suffit de passer la souris sur une zone libre. Différents symboles apparaissent sous le pointeur de la souris. Si vous passez la souris sur un symbole, un texte d'aide sur la fonction correspondante s'affiche. Positionnez la boîte sous le pointeur de la souris à l'endroit souhaité et cliquez sur le symbole correspondant pour enregistrer un rendez-vous directement dans l'agenda.

Les temps Admin servent à planifier les activités qui ne sont pas liées aux traitements. Il est ainsi possible de réserver des plages horaires visibles par tous, pendant lesquelles l'employé concerné ne peut pas être planifié pour des rendez-vous de traitement, mais travaille tout de même.
Cliquez sur le dossier pour saisir un rendez-vous administratif. Une fenêtre contextuelle s'ouvre directement à côté du champ afin de saisir toutes les données nécessaires pour une date Admin. Vérifiez la période sélectionnée avant de l'enregistrer. La période souhaitée peut être facilement adaptée en saisissant d'autres heures de début (1) ou de fin (2).

Pour supprimer un rendez-vous Admin existant, il suffit d'ouvrir la vue rapide (en cliquant avec le bouton gauche de la souris) et de cliquer sur "Supprimer".

Copier un rendez-vous Admin

Les rendez-vous Admin peuvent être copiées et réinsérées à un autre endroit de l'agenda.

Pour copier un rendez-vous Admin, il faut d'abord ouvrir l'aperçu rapide du temps Admin en cliquant sur le rendez-vous avec le bouton gauche de la souris. Dans l'aperçu, cliquer sur le bouton "Copier" (1). Ce rendez-vous se trouve maintenant dans la mémoire tampon. Sélectionnez maintenant un rendez-vous libre pour y copier le rendez-vous Admin et cliquez sur "Coller". Les valeurs suivantes des rendez-vous Admin copiés sont maintenant directement reprises :

• La durée du rendez-vous (calculée à partir de l'heure de début choisie) (3)
• Le titre (4)
• Les remarques (5)
• Le temps de travail (6)

Pour terminer, cliquez sur "Enregistrer" (7) pour finir le processus. Le rendez-vous Admin copié à l'origine reste ensuite disponible dans la mémoire tampon, c'est-à-dire que le "processus d'insertion" peut être répété autant de fois que nécessaire.

Gestion du temps de travail dans Cenplex

Si vous utilisez Cenplex pour gérer les heures de travail réelles, vous pouvez utiliser le temps d'administration pour marquer des plages horaires comme "compensation des heures supplémentaires" et les bloquer dans l'agenda au cas où l'employé concerné compenserait les heures supplémentaires travaillées pendant cette période. Par défaut, chaque temps d'administration est marqué comme "temps de travail". Décochez donc cette case pour utiliser un rendez-vous pour la compensation des heures supplémentaires.

Les rendez-vous généraux servent à planifier les thérapeutes avec des patients et des ressources attribuables. Un rendez-vous général n'est pas basé sur une série de traitements et est donc en fin de compte un type de rendez-vous équivalent aux rendez-vous administratifs. Un thérapeute pour lequel un rendez-vous général est planifié n'est pas disponible pour d'autres rendez-vous pendant cette période.
Cliquez sur le crayon pour saisir un rendez-vous général. Une fenêtre contextuelle s'ouvre directement à côté du champ afin de saisir toutes les données nécessaires pour un rendez-vous général. Vérifiez la période sélectionnée avant de l'enregistrer. La période souhaitée peut être facilement adaptée en saisissant d'autres heures de début (1) ou de fin (2).

Il est possible d'attribuer à un rendez-vous général autant de ressources que l'on souhaite, comme par exemple des appareils d'entraînement. Ces ressources sont réservées exclusivement pour la période sélectionnée. D'autre part, la sélection de ressources déjà réservées entraîne un message d'erreur. Pour savoir comment gérer les ressources de votre cabinet, consultez aide produit sous Ressources.

Affecter des patients

En outre, il est possible d'attribuer un nombre quelconque de patients qui nécessitent par exemple une attention particulière. Pour attribuer un patient, il suffit de cliquer dans la ligne prévue à cet effet (3) et de rechercher le prénom, le nom ou la date de naissance du patient. Pour ce faire, il suffit de saisir le texte de recherche dans le champ. Cenplex ouvre automatiquement une fenêtre contextuelle contenant tous les résultats dès qu'il y a une petite pause dans la rédaction. Pour sélectionner un patient, il suffit de cliquer sur la ligne souhaitée dans la boîte de résultats (4).
En cliquant sur un patient attribué, vous accédez directement à la vue détaillée du patient souhaité.

Remarque: Veillez toutefois à ne pas naviguer vers le patient avant que le rendez-vous général ne soit enregistré, car dans ce cas, toutes les données non enregistrées seront perdues.

Imprimer le rendez-vous général

Si vous souhaitez donner les rendez-vous généraux aux patients qui leur sont attribués, vous pouvez facilement les imprimer. Naviguez vers la vue détaillée du patient souhaité et imprimez les rendez-vous via le menu d'action. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans aide produit "patients" sous
Imprimer les rendez-vous généraux.

Supprimer un rendez-vous général

Pour supprimer un rendez-vous général existant, il suffit d'ouvrir l'aperçu rapide (en cliquant avec le bouton gauche de la souris) et de cliquer sur "Supprimer".

Dans Cenplex, les rendez-vous de traitement réguliers font toujours partie d'une série de traitements (série), c-à-d qu'un rendez-vous de traitement a toujours exactement une série sous-jacente. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Planification des rendez-vous.
Cenplex permet de saisir des rendez-vous de traitement directement dans l'agenda, exclusivement pour les séries existantes. Pour créer une nouvelle série de traitements, il suffit de cliquer sur "Nouvelle série" dans l'en-tête.

Cliquez sur le symbole de l'agenda pour inscrire un nouveau rendez-vous pour une série existante directement dans l'agenda. Le popup qui s'ouvre contient un texte de description détaillé, ou un texte d'aide. Assurez-vous que l'heure choisie est correcte. La période souhaitée peut être facilement adaptée en saisissant d'autres heures de début (1) ou de fin (2). L'attribution d'un patient se fait en sélectionnant une série de traitement existante du patient souhaité.

Une ligne des résultats contient les informations suivantes.

Sélectionner une série

Pour attribuer une série et donc un patient, il suffit de cliquer dans la ligne prévue à cet effet (3) et de rechercher le titre de la série ou le prénom, le nom ou la date de naissance du patient. Pour cela, il suffit de saisir le texte de recherche dans le champ. Cenplex ouvre automatiquement une fenêtre contextuelle contenant tous les résultats dès qu'il y a une petite pause dans la rédaction. Pour sélectionner une série, il suffit de cliquer sur la ligne souhaitée dans la boîte de résultats (4). Afin d'éviter des attributions erronées, quelques détails de la série sélectionnée s'affichent alors. Pour inscrire le rendez-vous dans l'agenda, il suffit de cliquer sur "Ajouter un rendez-vous".

Fonction de rappel

Le champ de recherche pour les séries (3) se souvient des séries que vous avez utilisées pendant la session Cenplex actuelle, comme décrit ci-dessus, pour inscrire des rendez-vous directement dans le calendrier. Si vous souhaitez saisir un autre rendez-vous directement dans le calendrier, la dernière série attribuée est directement présélectionnée.
Si vous cliquez sur la petite flèche tout à droite dans le champ des séries, toutes les séries attribuées jusqu'à présent s'affichent sans qu'il soit nécessaire de saisir un mot de recherche.

Les rendez-vous sur la liste d'attente sont des rendez-vous qui ont été planifiés pour l'avenir, mais qui doivent encore être déplacés, si possible, à une date antérieure, si une telle date se libère. Vous trouverez des informations sur le fonctionnement de la liste d'attente dans aide produit sous planification des rendez-vous sous Liste d'attente.
Les rendez-vous de la liste d'attente peuvent être saisis directement dans l'agenda en cliquant sur l'horloge. Le popup qui s'ouvre contient une description détaillée ou un texte d'aide. Assurez-vous que l'heure choisie est correcte. La période souhaitée peut être facilement adaptée en saisissant d'autres heures de début (1) ou de fin (2).

Pour l'inscription de rendez-vous sur liste d'attente, seuls les rendez-vous figurant sur la liste d'attente et ayant lieu pour le thérapeute attribué à la colonne correspondante sont donnés par défaut à sélectionner (3). Ainsi, si par exemple une plage horaire libre a été sélectionnée pour le thérapeute Ueli Meier, la liste de sélection (3 et 4) ne contient que les futurs rendez-vous sur liste d'attente chez Ueli Meier. Une ligne de résultat (4) contient les informations suivantes.

Si vous souhaitez également sélectionner les rendez-vous d'autres thérapeutes, vous pouvez le faire en cliquant sur la case à cocher à côté de "Afficher les rendez-vous sur liste d'attente de tous les thérapeutes".

Après avoir sélectionné un rendez-vous en liste d'attente, quelques détails sur le rendez-vous en liste d'attente sélectionné s'affichent (5). Vérifier soigneusement les détails avant de "déplacer" le rendez-vous vers la date souhaitée.

Remarque: Si un rendez-vous sur liste d'attente a été inscrit de cette manière dans l'agenda, il sera automatiquement retiré de la liste d'attente.

Pour déplacer des rendez-vous directement dans l'agenda sur de longues périodes et/ou vers d'autres thérapeutes, vous avez la possibilité de couper le rendez-vous souhaité et de l'insérer à un autre endroit libre de votre choix.

Ouvrez d'abord l'affichage rapide du rendez-vous que vous souhaitez déplacer (1) et cliquez sur le bouton "Couper" (2). L'affichage rapide se ferme et un bouton apparaît en haut dans l'en-tête de l'agenda, permettant d'afficher les informations sur le rendez-vous coupé (4). En outre, le rendez-vous coupé est marqué comme "coupé" par un symbole de ciseaux. Si vous ne souhaitez pas déplacer le rendez-vous, vous pouvez supprimer le rendez-vous coupé du presse-papier en cliquant sur le bouton "vider le presse-papier" dans le menu du presse-papier (5).
Naviguez maintenant vers un rendez-vous libre vers lequel vous souhaitez déplacer le rendez-vous coupé. Pour cela, sélectionnez le bouton "Ajouter un rendez-vous" (6). Dans la boîte de dialogue "Ajouter un rendez-vous" qui s'ouvre, le bouton "Insérer un rendez-vous depuis le presse-papiers" permet d'insérer le rendez-vous coupé (7). Toutes les informations concernant le rendez-vous à déplacer s'affichent à nouveau. En cliquant sur "Déplacer le rendez-vous" (8), le rendez-vous est déplacé et retiré du presse-papiers.

Les rendez-vous de groupe représentent un type particulier de rendez-vous de traitement. Un rendez-vous de groupe peut être attribué à un nombre illimité de patients. Pour qu'un patient puisse être attribué à un rendez-vous de groupe, il doit cependant déjà disposer d'une "série de groupe", c'est-à-dire qu'une série doit être créée au préalable pour le patient correspondant et être marquée comme "série de groupe" en sélectionnant un modèle de série de rendez-vous de groupe. Vous trouverez plus d'informations sur la manière de créer un modèle de série de rendez-vous de groupe dans aide produit "Cabinet" sous „Créer des modèles de série“. Vous trouverez des informations détaillées sur la création d'une série sous Planification des rendez-vous.

Remarque: Un rendez-vous de groupe n'est donc finalement représenté qu'en tant que rendez-vous individuel dans l'agenda. Chaque patient qui participe à ce rendez-vous de groupe a sa propre série et son propre rendez-vous facturable. De cette manière, il est pratiquement possible de créer des compositions de patients différentes pour chaque rendez-vous de groupe et Cenplex est tout de même en mesure de facturer une série de rendez-vous de groupe individuellement par patient.

Cliquez sur le symbole de la personne et assurez-vous dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre que la période choisie est correcte. La période souhaitée peut être facilement adaptée en saisissant d'autres heures de début (1) ou de fin (2).

Vous pouvez réserver une salle et n'importe quel équipement d'entraînement pour le rendez-vous de groupe (3). L'affectation des patients se fait via une boîte de recherche (4). Les patients peuvent être recherchés à l'aide de leur prénom, de leur nom ou de leur date de naissance. Cenplex affiche le résultat dès qu'il y a une petite pause dans l'écriture. Chaque ligne de l'affichage des résultats contient les informations suivantes.

En cliquant sur le patient souhaité, celui-ci est directement ajouté au rendez-vous de groupe (5). Pour supprimer un patient attribué, il suffit de cliquer sur la petite poubelle rouge à côté du patient attribué (7). En cliquant sur le nom du patient (5), vous accédez directement à la vue du patient sélectionné. Si vous souhaitez ouvrir la série sous-jacente d'un patient, il vous suffit de cliquer sur le symbole du calendrier à droite de la ligne du patient attribué (6).
Pour finir, vous pouvez créer le rendez-vous en cliquant sur "Enregistrer".

La procédure de suppression d'un rendez-vous directement dans l'agenda s'effectue toujours en premier lieu par l'ouverture de la vue rapide (cliquer avec le bouton gauche de la souris). La manière dont un rendez-vous est annulé ou supprimé dépend du type de rendez-vous.

Supprimer un rendez-vous admin ou un rendez-vous général

Pour les rendez-vous admin et les rendez-vous généraux, il suffit de cliquer sur "Supprimer" dans la vue rapide. Attention, il n'y a pas de demande. Le rendez-vous est directement supprimé.

Annuler un rendez-vous de traitement

Pour les rendez-vous de traitement, il existe différentes possibilités de choix pour l'annulation ou la suppression d'un rendez-vous. Il est possible de décider si le patient doit payer le rendez-vous en question à titre privé ou si le rendez-vous sera tout de même facturé, ou encore si le rendez-vous doit continuer à être affiché dans l'agenda (mais le patient ne doit pas payer pour cela). Par défaut, l'option "Supprimer le rendez-vous" est sélectionnée, ce qui signifie que le rendez-vous n'est ni facturé ni affiché dans l'agenda.
Pour annuler un rendez-vous, il faut donc d'abord cliquer sur "Annuler" (1) dans la vue rapide. La boîte de dialogue se modifie et donne maintenant les possibilités de choix mentionnées ci-dessus.

Si l'une des trois options "Facturer quand même", "Le patient paie en privé" ou "Afficher dans l'agenda" est sélectionnée, le rendez-vous n'est pas supprimé de l'agenda. Au lieu de cela, dès que l'annulation est enregistrée (2), il apparaît désormais en rouge dans l'agenda.

Si aucune des trois cases n'a été cochée, le rendez-vous disparaît de l'agenda et de la série sous-jacente.
"Le patient paie en privé" a en outre pour conséquence qu'une facture est directement établie pour ce rendez-vous individuel. Vous trouverez cette facture sous "Factures". Le montant de la facture correspond au prix régulier du traitement annulé, calculé à partir des points tarifaires. Vous pouvez définir un montant fixe pour les rendez-vous annulés. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans Aide produit sous "Cabinet" sous Frais.

Des rendez-vous annulés visibles malgré la couverture

Les rendez-vous annulés qui sont affichés dans l'agenda peuvent être recouverts par de nouveaux rendez-vous. Cela se produit par exemple lorsqu'un nouveau rendez-vous est reporté à la date à laquelle le rendez-vous existant a été annulé. Dans ce cas, un petit triangle rouge s'affiche en bas à gauche pour indiquer qu'un rendez-vous annulé se trouve sous un rendez-vous déplacé.

Si l'on passe la souris sur le triangle, le rendez-vous annulé est amené au premier plan et peut être cliqué pour ouvrir l'affichage rapide ou l'affichage en série.

Supprimer un rendez-vous de groupe

Un rendez-vous de groupe existant peut être supprimé en ouvrant la vue rapide (en cliquant sur le rendez-vous) et en cliquant sur "Supprimer". Une demande suit, car la suppression d'un rendez-vous de groupe a pour conséquence la suppression irrévocable des rendez-vous individuels qui se trouvent derrière pour chaque patient attribué.

Confirmez la suppression du rendez-vous en cliquant sur "Supprimer le rendez-vous".