Release Notes

Der Schwerpunkt unseres Q2-Updates liegt beim Mailing. Die Grundlage dafür waren über 80 Wünsche zu dieser Funktion. Die meisten davon haben wir nun umgesetzt und integriert. Dies hat u. a. dazu geführt, dass das Mailing in Cenplex nun nicht mehr im Dashboard enthalten ist, sondern in einen eigenen Hauptmenü-Eintrag umgezogen wurde.

Dadurch war es möglich umfangreiche Erweiterungen für den Empfang, den Versand und die interne Verarbeitung von E-Mails zu integrieren. Darüber hinaus gibt es auch einige neue Einstellungsmöglichkeiten, wie z. B. automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen, die Möglichkeit eigene HTML-Vorlagen zu verwenden und vieles mehr.

Mit diesem Update wurde die Möglichkeit einen SMTP-Server zu definieren nun endgültig entfernt. D.h. falls ihr noch nicht das neuere Mailing in Cenplex nutzt, dann meldet euch so bald wie möglich bei unserem Support, um es zu aktivieren.

Abwesenheits-Benachrichtigung

Für jede E-Mailadresse lässt sich nun eine Abwesenheitsbenachrichtigung hinterlegen. Diese kann grundsätzlich aktiviert werden und auf einen Zeitraum eingeschränkt werden. Wichtig hierbei ist: Jeder Sender erhält die Benachrichtigung nur einmal pro festgelegtem Zeitraum.

Berechtigung pro E-Mailadresse

Es lässt sich nun auch für jede E-Mail-Adresse in Cenplex festlegen wer diese verwenden darf. Diese Einschränkung hat sowohl auf den Versand, wie auch die Anzeige von empfangenen E-Mails einen Einfluss. Somit ist es nun möglich E-Mail-Adressen so einzustellen, dass z. B. nur ein Benutzer oder eine Benutzergruppe diese Adresse exklusiv verwenden kann.

Fetch-All Postfach

Für eine eurer E-Mail-Adressen könnt ihr jetzt festlegen, ob diese als "Fetch-All"-Postfach dienen soll. Das bedeutet, dass in diesem Postfach auch sämtliche E-Mails landen, die zwar an die korrekte Domain, aber nicht an einen existierenden Empfänger gesendet wurden. Nehmen wir an ihr legt euer info@beispielphysio.ch-Postfach als "Fetch-All"-Postfach fest, dann landen dort auch E-Mails, die an infoxy@beispielphysio.ch gesendet wurden.

Click-Tracking deaktivieren

Bisher war das Click-Tracking für E-Mails standard-mässig aktiviert. In einigen Fällen hat das Click-Tracking bei E-Mailempfängern dazu geführt, dass Links aus E-Mails nicht geöffnet wurden, weil der Browser zu restriktiv damit umgegangen ist. Ihr könnt das Click-Tracking nun vollständig ausschalten. Somit werden Links in E-Mails nicht mehr erweitert um Tracking-Funktionalität. Wenn das Click-Tracking deaktiviert wird, werden keine Informationen mehr empfangen, ob die E-Mail ausgeliefert oder gelesen wurde.

E-Mail-Texte Standort-übergreifend

Dies ist eine grosse Änderung! E-Mail-Texte können nun Standort-übergreifend gepflegt werden. Bisher mussten die E-Mail-Texte für jeden Standort definiert werden. Da jedoch fast alle von euch die E-Mail-Texte für jeden Standort gleich eingegeben habt, haben wir uns dazu entscheiden diesen Schritt zu gehen. Dies wird bei denjenigen von euch mit mehreren Standorten dazu führen, dass E-Mail-Texte mehrfach angezeigt werden. Wir helfen euch sehr gerne dabei das einmalig aufzuräumen. Meldet euch daher am besten bei unserem Support, so dass wir gemeinsam mit euch festlegen können welche Texte in Zukunft gültig sein sollen.

Die Ansicht zur Eingabe der E-Mail-Texte wurde dazu vollständig überarbeitet. Es ist nach wie vor möglich E-Mail-Texte auf einen Standort einzugrenzen, wobei das eher der Ausnahmefall sein sollte.

Zusätzliche E-Mail-Texte definieren

Es können nun beliebig viele E-Mail-Texte vordefiniert werden für alle bekannten Anwendungsfälle. Somit ist es nun möglich z. B. mehrere Texte für Termin-E-Mails festzulegen, die dann im Termin-E-Mail-Dialog zur Auswahl stehen.

Eigene HTML-Vorlagen verwenden

Bisher war es möglich eine eigene Kopf- und Fusszeile für E-Mails festzulegen. Mit dem Update könnt ihr jetzt vollkommen individuelle HTML-Vorlagen für E-Mails festlegen und so viele davon wie ihr möchtet. D.h. ihr könnt z. B. eine zusätzliche HTML-Vorlage für "Geburtstags-E-Mails" hinterlegen, wenn ihr das möchtet. Falls ihr an einer eigenen HTML-Vorlage interessiert seid und noch keine Design-Agentur habt, die das für euch erstellen würde, dann meldet euch gerne bei uns. Wir können euch das, individuell auf eure Bedürfnisse angepasst, anbieten.

Eigene HTML-Vorlagen können natürlich auch den E-Mail-Text-Vorlagen zugeordnet werden, sowohl hier in den Einstellungen, wie auch bei den E-Mail-Vorlagen für Fragebögen oder in den Serienvorlagen.

Alle Details zu den neuen Einstellungsmöglichkeiten findest du in unserer Produkthilfe.

Das Mailing ist vom Dashboard ins Hauptmenü gewandert und hat somit nun seinen eigenen, direkten Zugang erhalten.

Die Ansicht verfügt über ein zusätzliches Untermenü im linken Bereich, über welches ihr direkt zu unterschiedlich gefilterten Listen von empfangenen, aber auch gesendeten E-Mails gelangt. Neben vielen kleinen Ergänzungen sind folgende, bemerkenswerte Funktionen hinzugekommen.

• Direkter Zugriff auf Übermittlungsfehler
• Anzeige von gelöschten E-Mails
• Ein Spamordner und die Möglichkeit eine eigene Spamliste zu pflegen
• E-Mails als Entwurf speichern
• Eigene Ordner anlegen und E-Mails zuweisen können
• Viele E-Mails gleichzeitig in Ordner verschieben, als Spam markieren oder löschen
• Filter- und Spaltenbreite-Einstellungen werden pro Ordner für den angemeldeten Benutzer gespeichert
• E-Mails können mit Farben versehen werden
• Gesendete E-Mails können als erledigt markiert werden und mit Notizen versehen werden
• Patienten können überall auch nachträglich zugeordnet werden

Alle Informationen zum vollkommen überarbeiteten Mailing findet ihr in der Hilfe unter "Mailing".

Der E-Mail-Dialog hat einige neue Möglichkeiten erhalten.

Neben vielen kleinen Ergänzungen sind folgende, bemerkenswerte Funktionen hinzugekommen.

• E-Mails als Entwurf speichern
• E-Mails an mehrere direkte Empfänger, mehrere CC-Empfänger und mehrere BCC-Empfänger senden können
• Cenplex sucht in der gesamten Datenbasis nach bestehenden E-Mailadressen zur Eingabeunterstützung
• E-Mails können in neuem Fenster geschrieben werden

Alle Informationen zum vollkommen überarbeiteten Mailing findet ihr in der Hilfe unter "E-Mail senden".

Es lässt sich nun eine HTML-Vorlage auswählen, falls ihr eigene HTML-Vorlagen hinzugefügt habt. Alle Informationen dazu findet ihr in der aktualisierten Hilfe unter "E-Mailvorlagen in Serienvorlagen".

E-Mail nochmal senden nach Verschiebung

Darüber hinaus kann festgelegt werden, dass eine E-Mail nochmals ausgelöst werden soll, falls ein Termin innerhalb des relevanten Zeitfenster verschoben wurde. Nehmen wir an, dass ein Termin 24 Stunden vorher per E-Mail erinnert werden soll. Das geschieht auch. Der Patient meldet sich dann doch noch und der Termin wird um eine Woche nach hinten verschoben. Cenplex wird dann, eine Woche später, nochmals eine Erinnerung für diesen Termin senden.

E-Mail an den Vormund (Prämienzahler)

Es gibt eine neue Möglichkeit eine E-Mailadresse beim Prämienzahler (im Versicherungsdaten-Dialog des Patienten) zu hinterlegen. Falls dort eine Adresse erfasst wurde, können automatisierte Mails an diese Adresse im CC mit gesendet werden.

Die Möglichkeit eine SMS nochmals nach einer Terminverschiebung auszulösen, wurde analog zur Funktionalität für E-Mails auch hier hinzugefügt (siehe oben).

Beim Patienten können nun auch alle E-Mails angezeigt werden, die dieser an eine in Cenplex verwaltete E-Mailadresse gesendet hat. Hier werden natürlich auch alle anderen E-Mails angezeigt, die ihr mit dem Patient assoziiert habt.

Die Boxen für empfangene, bzw. gesendete E-Mails im Dashboard sind nun nicht mehr nutzbar. Dadurch wird Platz frei für andere Informationen.

Falls ihr Dashboard-Layouts für Benutzergruppen definiert habt, könnt ihr nun erzwingen, dass dieses Layout bei allen Gruppenmitgliedern angewendet wird.

Hintergrund: Falls Benutzer jemals das Recht hatten ein eigenes Layout zu definieren, hat dieses immer eine höhere Priorität beim Laden des Dashboards. Durch diese Funktion können diese individuellen Layouts entfernt werden.

Urlaube, die auf Praxis-Ebene erfasst werden, können nun so markiert werden, dass sie als Urlaub gewertet werden für alle Mitarbeiter, die dem gleichen Standort zugewiesen sind. Dadurch lassen sich Fälle einfacher handhaben, in denen die Praxis zwar geschlossen hat, aber die dadurch entstehende Absenz trotzdem wirksam wird für das "Urlaubs-Abwesenheitskontingent" der Mitarbeiter.

Wichtig: Damit ein Praxisurlaub bei einem Mitarbeiter wirksam wird, muss der dem Mitarbeiter zugewiesene Standort passen. Die in der Arbeitszeit zugewiesenen Standorte werden hier nicht berücksichtigt.

Für E-Mails, die aus dem Fitness Management gesendet werden, lassen sich nun auch E-Mailtexte vordefinieren, die dann im entsprechenden Dialog zur Auswahl stehen.

Die Art der Textvorlage heisst "Fitness Management". Alle Informationen dazu, wie ihr eine solche Textvorlage erfasst, findet ihr in der Hilfe zu den E-Mailtextvorlagen.

Um in Zukunft noch besser gerüstet zu sein im Falle eines Systemausfalls oder einer Störung, haben wir den Offline-Dialog in Cenplex erweitert.
Der Offline-Dialog erkennt nun selbstständig, ob das System (Laptop, Tablet oder PC) auf dem Cenplex ausgeführt wird keine Internetverbindung hat oder ob Internet vorhanden, aber die Cenplex-Dienste nicht erreichbar sind.

Falls man selbst keine Internetverbindung hat, so wird ein entsprechender Hilfe-Text angezeigt

Im Falle einer Störung oder des Ausfalls von Cenplex-Diensten werden in der rechten Box nun Status-Informationen angezeigt, die über den aktuellen Stand der Situation Auskunft geben. Darüber hinaus wird unten der Button "Auf neue Version prüfen" eingeblendet, falls ein Update von Cenplex erforderlich sein sollte.

Neu ist auch, dass keine neue Anmeldung nötig ist, falls die laufende Benutzersession nach der Unterbrechung noch aktiv sein sollte. Darüber hinaus wurde die Funktionalität zur Identifikation einer Unterbrechung überarbeitet und optimiert.

Die Validierung von Tarifziffern innerhalb des Serien-Dialogs lässt sich nun in der Serienvorlage für EMR- oder Pauschal-Serien aktivieren.

Für Physio- und Ergo-Serien ist diese Funktion immer aktiv.

Auch mit diesem Update gab es Erweiterungen an folgenden Auswertungen.

Zahlungen

Es gibt eine neue Auswertungsart für Zahlungen. Pro Zeile wird eine erfasste Zahlung ausgegeben.

Abrechnungen

• Die Liste der Auswertungsfelder wurde neu sortiert.
• Es wurden drei neue Felder für die Adresse des Patienten hinzugefügt (Strasse, PLZ, Ort).

Abrechnungsposten

• Ein neues Feld für den Sender der Abrechnung liefert den Name des Standorts oder des selbstständigen Mitarbeiters

Mitarbeiter

• Das Feld "Anzahl Erstkonsultationen" wurde umbenannt in "Anzahl Ersttermine" und liefert nun die Anzahl an ersten Terminen innerhalb von Behandlungsserien.
• Es gibt neue Felder für "Anzahl Taxpunkte 7350" und "Umsatz 7311".

Fragebögen

• Neues Feld für "Antwort übernommen" liefert das genaue Datum wann die Antworten in Cenplex übernommen wurden.

• Die Box für unvollständige Serien zeigt das "letzte Datum" nun nur noch für Termine an, die nicht abgesagt wurden.
• Die Geburtstagsbox im Dashboard sollte nun korrekt auf die ausgewählten Filter reagieren (d. h. falls nur Fitness-Patienten ausgewählt sind, werden auch nur Patienten mit laufendem Abo angezeigt)
• Im Kalender gab es umfangreiche Performance-Optimierungen
• Der Ausdruck des Tagesplans im Kalender gibt nun auch die Handtuchnummer mit aus
• Termine können nun auch aus der Suche im Kalender direkt per SMS gesendet werden
• Es gibt 2 neue Platzhalter für E-Mail- und SMS-Texte: Die Telefonnummer und E-Mailadresse des behandelnden Therapeuten. Dazu werden die Felder "Telefon" und "E-Mail" im Mitarbeiterprofil verwendet.
• Beim Anlegen einer Absenz wird der Titel beim Wechsel der Absenzart angepasst, solange der Titel noch nicht manuell geändert wurde
• Die Suche in der Produktübersicht bietet nun auch die Möglichkeit nach den zugeordneten Kategorien zu suchen.
• Abrechnungspositionen, die aus Gruppenterminen stammen und pauschal abgerechnet werden, verwenden nun die im Termin hinterlegte Bezeichnung, falls vorhanden (vorher wurde der Titel des Gruppenkurses verwendet)
• Termine ohne Patienten werden bei Langzeitserien nicht mehr mitgezählt, wenn es darum geht eine Zwischenabrechnung zu erstellen. D.h. es werden hier von nun an nur noch Behandlungstermine mit Patient gezählt. In der Abrechnung sind dann aber natürlich alle erbrachten Leistungen enthalten.
• Die neuen Möglichkeiten zur Auswahl einer E-Mailtextvorlage und einer HTML-Vorlage wurden auch bei den Einstellungen zum Versand der Abrechnungskopien ergänzt:

• Ärztliche Fachgebiete lassen sich nun wieder vollständig manuell pflegen. D.h. es besteht nun die Möglichkeit die automatische Übernahme des Fachgebiets, welches über die Sasis-Datenbasis übermittelt wird nicht automatisch zu übernehmen. Dies ist insbesondere relevant, wenn die Fachgebiete zu Auswertungszwecken verwendet werden sollen.